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曾经是公司范围内电子邮件的收件人的每个人都知道,所有回复链都会给通讯带来麻烦。 大多数职业专业人员,无论是公司员工还是自由职业者,都至少对电子邮件链变坏有一定的经验。 换句话说,我们都看到有人在使用不良的电子邮件礼节。

很难避免。 一旦偶然的大量答复降落在每个人的收件箱中,这个可怕的事件立即引发有关电子邮件礼节的讨论和辩论。 无论如何,您什么时候应该密件抄送,抄送或全部答复?

关键是,正确使用所有这些功能都是有用的。 但是,当您这样做时,了解所涉及的礼节和政治很重要。 让我们分解一些重要的电子邮件礼节应该做和不做的事情,以便您下次准备发送或响应公司范围内的消息时做好准备。

您什么时候应该密送?

当您在电子邮件线程中对其他人进行“密件抄送”时,就是向他们发送邮件的“密件抄送”。 这意味着他们看不到您还向谁发送了消息。 根据目的,BCC可用于内部和外部通信。

密件抄送

在以下情况下,您可能希望通过电子邮件回复密件抄送特定人员:

  • 想要保护收件人的隐私或避免显示较长的收件人列表
  • 希望将某人从主电子邮件线程中移开,例如介绍电子邮件中的电子邮件(一定要在您的消息中注明您正在将他们移至密件抄送中)
  • 需要谨慎地让您的经理与可能有问题的电子邮件通信联系

如果您要向大量收件人发送大量电子邮件,则密件抄送会隐藏其姓名和电子邮件地址,以便其他收件人无法复制该私人信息。 这样可以保护您和您的收件人免受隐私侵害。

BCC选项最适合于保护他人的隐私和自由裁量权,或在他们不再需要接收答复时将他们从线程中移出。 除了隐私之外,BCC还是公司或部门内部通信的理想选择。

通常,管理人员会要求通过BCC将其纳入员工之间的特定沟通中。 假设您在与同事或第三方供应商之间遇到困难。 在遵循了常规的工作场所缓解方案后,您的经理可能会要求对您的某些通讯进行密件抄送。

密件抄送

无论出于何种原因,您都不应在电子邮件线程中对不需要的其他人进行密送。 此外,如果您在没有警告或解释的情况下将某人带入其中,则您就不会练习良好的电子邮件礼节。

例如,如果您要处理工作团队中的问题,则可能不应该在未事先通知他们并征得他们同意的情况下,对BCC经理,团队负责人或同事进行BCC。 此外,您应避免在BCC中包括不属于您的内部组织的人员。

抄送最佳时机

当您需要一个团队中的多个人员才能看到一条消息时,在您的电子邮件线程中使用抄送或“抄送”工具是合适的。 除此之外,您还希望线程中的每个人都知道消息将发送给谁。 根据情况,CC可以用于外部和内部电子邮件通信。

CC Dos

何时在电子邮件上使用抄送的一个很好的例子是,您要回复的人员参与或受您发送的邮件影响。 当您的经理要求将其包含在与某些团队成员的特定消息中时,您也可能会抄送。 在这些情况下,所有收件人都是可见的。

也许您和您的团队正在与第三方供应商合作,并且该供应商需要额外的努力才能使他们的工作分担过来。 您可以在线程中抄送项目经理或直接主管,以便供应商可以看到所有注意力都集中在小组的进度上。

当内部团队定期与外部承包商或供应商沟通时,CC也是很棒的选择。 当您抄送消息中的所有人时,您正在行使透明度。 换句话说,每个人都知道该线程中包括了谁。

如果在面试或会议之后发送后续或感谢电子邮件,您可能还想利用CC。 然后,您可以CC出席人员。

如果您要与工作团队外部的客户交流,则有时可能需要通过CC来联系您的经理。 假设客户对他们到目前为止所获得的支持不满意,现在该将他们提升到指挥链上了。 届时,您可以通知客户您要在对话中包括您的经理,然后让他们两个从那里接听。

CC不要

如果您的回复不适用于每个人,则不应在邮件中抄送所有人。 否则,您会在他们的收件箱中堆满他们真正不需要的无关消息。 您还应该避免在CC中包括未表示需要加入的人-或在电子邮件中未说明您为何邀请他们加入。

基本的电子邮件礼节规定,您不应向他人发送不必要的消息。 保持沟通简单,仅对直接参与的人员做出回应。 如有疑问,请点击“答复”,而不要抄送。

答复-所有注意事项

啊,可怕的回复全部。 你什么时候应该做? 更重要的是,什么时候不应该?

答复所有任务

当用于工作团队,部门和(有时)供应商之间的内部通信时,Reply-All最合适。 通常不保证在其他任何地方使用。 并且,在特定情况下应使用它。

仅当确定您的回复与主题中的每个人都相关时,才应对电子邮件进行全部答复。 上一封邮件中的每个人都需要查看您的回复,还是只应回复特定的个人? 选择全部答复实际上是情境电子邮件礼节,因此一次仅举一个例子。

全部回覆

通常,请勿全部答复通过CC或BCC大量发送的部门或公司范围内的电子邮件。 具体来说,如果电子邮件是群发消息的一部分,则所有收件人可能都不需要将您的问题副本发送给发件人。

同样,请勿使用“好,会做!”之类的通用回复全部答复。 当发生这种情况时(尤其是如果有一个以上的人这样做),每个人的收件箱都会收到通知,他们没有时间进行分类。

底线

在电子邮件回复中点击“密件抄送”,“抄送”或“全部答复”时,要遵循特定的电子邮件礼仪规则。 让我们快速回顾一下基本准则:

  • 当您需要谨慎或保护收件人的隐私和个人信息时,密件抄送
  • 仅抄送需要接收您答复的个人
  • 仅当电子邮件线程中的每个人都需要查看您的回复时全部答复

如果遵循有关电子邮件礼节的基本最佳做法,则与同事,工作团队,供应商和客户的沟通将更加顺畅和简单。

您是否遵守有关密件抄送,抄送或全部回复电子邮件礼节的任何特定规则? 让我们在评论中知道!

特色图片通过Eny Setiyowati / shutterstock.com


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