如果不是因为他的后续电子邮件,Sumo 的内容主管 Dean 不会在这里。

这是诺亚在一系列来回的电子邮件(以及数周的跟进)后回复的内容。

后续电子邮件:Noah 给 Dean Yeong 的电子邮件截图

如果您不跟进您的电子邮件,您就错失了巨大的机会。

很容易为不应该跟进的理由找借口:

  • “我不想看起来很烦人。”

  • “我相信他们会回复我的; 我只会继续等待。”

  • “我怕我太冲动了。”

即使您确实鼓起勇气发送电子邮件,使用以下短语发送不良跟进电子邮件也很常见:

“以为我会检查这个” 或者 “把它放到收件箱的顶部”

(剧透警告:这些类型的电子邮件几乎总是会被扔进垃圾箱。)

如果你想 了解为什么您应该发送跟进电子邮件,并学习如何撰写出色的跟进邮件,以激发行动并帮助您实现目标……

…这篇文章是给你的。

什么是后续电子邮件?

后续电子邮件是您在发生重要事件后或在未回复消息后发送的电子邮件。 例如:

  • 面试结束后,您可能会发送一封后续电子邮件来感谢面试官的时间。

  • 在潜在客户没有回复销售电子邮件后,您可能会跟进并尝试从另一个角度进行销售。

  • 在您的最新发票逾期后,您可能需要追款。

为什么你应该发送跟进电子邮件

高管和 CEO 会收到很多电子邮件。 再加上短信、社交媒体帖子……加上实际工作,每天都要处理很多事情。 所以很容易看出一封电子邮件是如何从裂缝中溜走的。

跟进会让您的消息更多或有机会被看到并得到回复。

发送跟进邮件是 Sumo 增长团队的一项重要工作。 Sumo 团队发现,后续电子邮件的回复率甚至可能高于初始电子邮件——初始电子邮件的回复率为 29.8%,但后续电子邮件的回复率为 39.8%:

跟进电子邮件:平均回复率与跟进电子邮件数量对比图的截图

如果 Sumo 的增长团队在一封电子邮件后放弃它接触到的每一个潜在客户,他们就会向大量潜在客户挥手告别……以及收入!

是什么阻碍人们跟进

我得到它。 跟进似乎有点尴尬。 忽略一个机会并告诉自己:

“他们不可能一直感兴趣。”

我去过那里很多次了。 尤其是在跟进自由职业……或者更糟糕的是,付款方面。 没有什么比追钱更尴尬的了,对吧?

你写电子邮件…

读50遍……

进行编辑…

然后,就在您即将点击发送时……您停下来告诉自己,您将再给它“几天时间”。

听起来有点熟?

以下是人们(比如你和我)不跟进的三个原因,以及一些快速改变想法并确保从现在开始每次都跟进的方法。

1.你不想显得咄咄逼人

所以你有一个工作面试/销售电话/会议。 一切顺利,您发送了一封初始电子邮件,然后……没有任何回复。

几天后,您想要跟进,但同时又不想看起来像一个急于得到答复的咄咄逼人的销售人员。

解决方案:给它时间并把跟进视为你的责任。

您不希望在 2 或 3 小时后没有收到回复的情况下跟进电子邮件,但 2-3 天很可能没问题(无论您与谁交谈)。

作为销售人员/受访者(也就是从潜在客户那里寻求回应或交易的人),您还应该将跟进视为您的责任——这不是咄咄逼人,这只是帮助您实现目标的最佳实践。

你真的会因为不想显得咄咄逼人而错过改变生活的工作或交易吗? 毕竟,几天后跟进电子邮件或采访确实不是很急躁。

2. 你忘记跟进

“啊不! 我本来打算上周回复那封电子邮件的!”

我们都遇到过,对吧? 您发送了一封电子邮件,并有最好的跟进意图。 然后,几天或几周过去了,突然你意识到你忘记了,现在已经太晚了。

解决方案:设置提醒

我们都是忙碌的人,几乎不可能在没有帮助的情况下记住您需要完成的每一项任务。 每次发送重要电子邮件时,设置提醒以在未收到回复时进行跟进。

FollowUp.cc 之类的工具可以为您自动执行此过程,或者您可以在日历中设置提醒以在您选择的日期跟进。

跟进电子邮件:FollowUp.cc 的屏幕截图,可在未收到回复时自动执行跟进过程

3. 你认为潜在客户会“在他们自己的时间”回复

人们陷入其中的最常见的神话之一。 很容易告诉自己,如果你最初的电子邮件是——

  • 很好的研究

  • 简洁的

  • 在其 CTA 中清除

— 您会收到回复,无需跟进。 但现实是人们忙于忘记回复。

解决方案:像专业人士一样行事

Sumo 的增长团队会跟进发送给潜在客户的每封未回复的电子邮件。 跟进是他们工作的一部分……他们会得到结果。 专业销售人员永远不会期望潜在客户自己完成工作并挖掘几天(或几周)前的电子邮件。

在您发送电子邮件之前,请制定一个简单的路线图,说明如果您没有收到回复,您将如何跟进。 例如:

如何通过 4 个简单步骤撰写后续电子邮件

所以希望你现在已经克服了对跟进的恐惧。

接下来,是时候编写您的后续电子邮件了。 以下四个步骤可帮助您制作令人难以抗拒的电子邮件。

1. 了解你的目标

首先,你需要考虑 为什么 你正在发送电子邮件。

  • 您是否想了解更多有关工作机会的信息?

  • 您要预约会议吗?

  • 你只是想说声“谢谢”吗?

这些场景中的每一个都需要非常不同的后续电子邮件,您应该始终在发送(甚至编写)后续电子邮件之前确定您的目标是什么。

信息的目标将帮助您决定行动号召(更多见第 3 步)是什么。

2. 共享上下文

让您的收件人知道您为什么要在后续电子邮件中尽早向他们发送电子邮件非常重要。 共享以下详细信息会很有用:

  • 你与他们的关系: “我正在跟进您上周在我们网站上进行的销售查询”或“我们在 [conference / event last week]。”

  • 您最初联系的原因: “在我看到你的 YouTube 视频后,我上周给你发了消息 [subject]”或“我很想了解更多关于你的方法 [a topic, working with freelance writers]。”

设定某种形式的时间框架来帮助接收者对您的互动或关系的记忆也很好。 例如:

  • 我们打了个电话 上个月。
  • 您是我们营销软件的客户,直到 2019 年 3 月。
  • 我看到你的谈话在 2019年网络会议 在里斯本。

如果您想真正对您的潜在客户产生影响,您可以包含一些数据点和社会证明来帮助展示您的经验,并让他们知道您可以为他们的业务解决问题。

例如,Seann 在下面的电子邮件中使用以下行执行此操作:

“Kevin 已经在我们的一些顶级网站上做到了这一点,比如 Onnit、Huckberry 和 Bulletproof。 这是你在他的日历上得到 30 分钟的机会。”

后续电子邮件:来自 Seann 的电子邮件截图,其中包括数据点和社会证明

Seann 对这封电子邮件的构架和描述 Kevin 的专业知识的方式使它感觉像是潜在客户不能忽视的机会。

专家提示: 麻省理工学院的一项研究发现,保持信息简短会缩短响应时间。 调查结果指出:“与发送冗长杂乱信息的用户相比,发送重点短消息的电子邮件用户收到的回复明显更快。” [*]

3. 包括号召性用语

号召性用语 (CTA) 是一种提示,告诉您的收件人接下来应该做什么。 从本质上讲,这是您需要收件人采取的步骤来实现您在步骤 1 中设定的目标。

例如,在下面的电子邮件中,Seann 包含一个 CTA,用于与 Sumo 团队的某个人预订网站评论:

后续电子邮件:来自 Seann 的电子邮件的屏幕截图,其中包括一个 CTA,用于与 Sumo 团队的某个人预订网站评论

4.写一个相关的主题行

主题行是任何电子邮件中最重要的部分。 如果没有引人入胜、可点击的主题行,您的电子邮件的其余部分将不会被阅读。 当您在面试、会议或活动之后撰写初始电子邮件以进行跟进时,您需要一个很好的主题行。

您可以尝试使用紧迫性来增加打开次数:

问一个问题:

或者去描述:

想要更多? 查看这篇文章中的 87 个最佳电子邮件主题行。

如果您正在跟进之前发送的电子邮件,最好的方法是回复最初的电子邮件。

后续电子邮件模板

如您所知,我非常相信高质量的跟进电子邮件可以帮助您实现目标。 另外,我也明白实际写一封电子邮件并点击发送按钮是多么令人生畏。

为了帮助您将下一封后续电子邮件从草稿中提取到潜在客户的收件箱中,我创建了一个您可以使用的简单模板。

这不是您可以复制和粘贴的消息,而是帮助您朝着正确方向前进的地图 – 我相信最好的后续电子邮件是针对个人的,因此一刀切的方法效果不佳.

笔记: 如果您想要逐字跟进电子邮件样本,我们在 Sumo Growth 团队使用的后续电子邮件上有一个帖子,以获得更多回复。

模板分为五个部分:

  1. 开瓶器

  2. 语境

  3. 证明

  4. 行动

  5. 更近一点

后续电子邮件:Sumo 电子邮件后续电子邮件模板的屏幕截图

1.开瓶器: 使用以下词语以友好、热情的方式打开您的电子邮件:

嘿 / 你好 / 嗨 / 嘿呀 / 好的 [First name]

例子: 嘿萨曼莎

2. 背景: 说明您联系的原因,使用具体细节提供有关您与收件人关系的更多信息:

[How you know them] + [why you’re following up]

例子: 刚刚完成了关于您如何在 Company Name 进行内容营销的最新 YouTube 视频。 爱它! 我联系了几天关于我在推特上看到的自由写作机会。

3. 证明: 让收件人知道为什么他们应该关心您/您的业务,并证明您可以为他们解决特定问题。

[Data / info to qualify your work] + [social proof]

WordPress花园建议你也读一下这篇文章  8 个经过验证的电子邮件群发模板,适用于几乎任何情况

例子: 我帮助 Example Company 的网络流量从每月 10k 增加到 400k,我的工作已被 Adob​​e、TechCrunch 和 FastCompany 推荐。

4. 行动: 在电子邮件的末尾明确说明您希望收件人做什么。

[Call to action]

例子: 你周五有时间聊天吗? 你可以在这里和我预约电话.

5. 近距离: 感谢收件人的时间,并以您的名字结束。

示例:非常感谢,Ash

当您将所有这些元素拼接在一起时,电子邮件的内容如下:

嘿萨曼莎,

刚刚完成了关于您如何在 Sumo 进行内容营销的最新 YouTube 视频。 爱它! 我联系了几天关于我在推特上看到的自由写作机会。

我帮助 Example Company 的网络流量从每月 10k 增加到 400k,我的工作已被 Adob​​e、TechCrunch 和 FastCompany 推荐。

你周五有时间聊天吗? 你可以在这里和我预约电话.

非常感谢,

这是模板的另一个副本:

[Hey / Howdy / Hi / Heya / Okay First name]

[How you know them] + [why you’re following up]

[Data / info to qualify your work] + [social proof]

[Call to action]

[Thanks / Cheers / All the best, Your Name]

始终跟进

非常感谢您的阅读。 我希望这篇文章能让您有信心发送后续电子邮件,并提供制作杀手级电子邮件副本所需的一切。

记住:

  • 如果您的电子邮件在您发送的当天没有生成回复,则很可能不会。

  • 为您发送的每封电子邮件设定一个明确的目标,并确保以行动号召结束,这将有助于您实现该目标。

  • 不要害怕跟进不止一次。 Sumo 团队通常会向每位潜在客户发送最多五封后续电子邮件。

是否有您正在等待回复的电子邮件? 这是一个挑战:立即打开您的电子邮件并发送后续邮件。

如果Dean不跟进,他现在就不会在这里。 想想跟进可以带你去哪里……