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如何处理最后一分钟取消和未出现的客户

by | Apr 30, 2022 | Divi主题使用教程 | 0 comments

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您提前设置好时间和日期。 你留出时间来研究和准备你的想法。 那么所有这些时间和准备似乎都是浪费,因为您的客户在最后一刻取消或没有出现。

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虽然客户无法履行义务可能与您个人无关,但很难不采取这种方式。 因此,在您采取任何行动之前,请深吸一口气,并记住您仍然有机会重新组合和挽救您对工作的投资。 有一些方法可以专业地处理这些情况,并确保您有一个适当的计划来保护您的时间和金钱,以防将来发生。

在此刻

如果您的客户没有出现,请尝试与他们联系。 他们没有出现可能是有正当理由的。 紧急情况确实会发生,如果这是真正的紧急情况,他们可能没有机会伸出援手。

尝试与他们取得联系或与他们交谈或留言以提醒他们约会。 如果你愿意等他们一会儿,让他们知道,并设定时间限制。 如果您无法连接,请发送后续联系人,让他们知道如何设置新时间或解释您的未出现政策并设定未来的期望。 (本文后面将详细介绍设置策略。)

在管理最后一刻的取消时,请评估您设置的会议的优先级或紧迫性,并确定询问他们是否仍然可以参加会议是否明智。 这可能是一件微妙的事情,因此请考虑您正在从事的工作以及您与该客户的工作关系。 如果您接近截止日期,并且您需要他们的意见或需要做出决定,您可能需要推动会议按计划进行。

无论哪种情况,请始终要求重新安排。 这似乎很明显,但如果你的情绪得到最好的控制,你可能会忘记这是一个选择。 当您与他们通话或他们留下语音邮件/文本/电子邮件时,请尽快与他们联系,并要求或提议新的会议时间。 询问永远不会有坏处,而这可能就是让客户继续前进所需要的一切。

请记住,您永远不知道任何人正在经历什么,因此请始终以专业的方式进行交流。 当你必须证明自己的时间和努力时要坚定,但要始终保持友善。

找到根源

首先评估该客户是否是您想继续合作的人。 如果是这样,请考虑他们的行为模式。 如果他们倾向于在最后一刻取消或没有出现,那么他们对您必须提供给他们的期望可能存在感知或实际差距。 这些期望分为几类。 退后一步,考虑每一个,然后带着你的发现接近你的客户。 确定潜在的看法可以帮助您找到问题的根源并解决它。

方便

我最近结束了与我的脊医的约会,只是因为去他的办公室不再方便了。 我以前在附近工作,但现在我在家工作,我开车去那里不再方便。 由于脊椎按摩治疗需要在办公室进行调整,因此无法到办公室是一个重大问题。 此外,他们直到早上才发送约会提醒,这几乎总是意味着我的总是在最后一刻取消。 如果您可以灵活地通过视频会议或电话会面,请强调这一点,并使与您的联系过程尽可能清晰和无缝。 提供仅使用视频或电话的选项; 不是每个人都喜欢在镜头前。 至少提前两天发送会议链接,并提供链接测试说明,以便他们在预定的会议时间之前解决技术问题。

可用性

也许您可以选择通过视频会议或电话会议与客户会面。 如果您有这种灵活性,那么请考虑您可以见面的日期和时间。 如果您在这方面不灵活,您的客户可能会因此而感到沮丧,并且加班时会找到可以做到的人。 当您第一次了解客户时,请询问他们对一周内的一般可用性和首选时间范围的诚实评估。 对您进行同样的诚实评估,以确定您是否可以满足他们的需求。

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期望

当您同意接受工作时,毫无疑问,您会谨慎地对工作涉及的内容和完成工作的工资率设定明确的期望。 设定对时间的期望同样重要,因为正如他们所说,时间就是金钱! 在您的合同协议中,制定延迟取消和未出席会议的政策。 在设置这些时,强调一致和可靠的对话是推进项目并符合客户期望的关键。

现有或长期客户可能会在经过一段时间的可靠后突然开始取消约会。 他们可能会觉得他们不再从你的工作关系中得到同样的好处,但不要为了避免你的感受而提起它。 如果您觉得可能是这种情况,请评估您的表现以确定他们的期望是否不再得到满足。 如果是这样,请主动与他们联系以了解您的想法并提供解决方案来解决它们。

成本

在与客户的关系早期坦诚地讨论您的定价结构对于确保您与了解您的价值和您提供的价值的人合作至关重要。 尽管如此,客户的财务状况可能会发生变化——有时是突然的。 根据这种变化的性质,他们可能不愿意告诉您他们再也负担不起您的服务。 此更改可能首先导致取消约会,然后导致延迟或未付发票。 与您的客户每年两次或定期审查您的付款条款可以提供一个机会,就他们可以负担的费用进行公开对话。

向前进

有选择性

当出现像这样的最后一刻取消和未出现的情况时,向他们学习以减少它们的发生是很重要的。 这里的一个重要考虑因素是在决定与潜在客户合作时的选择性。 您可能需要这项工作,但仍然有选择性很重要。 主动审查您的客户,以确定他们是否合适。 提出具体问题,以确定潜在客户对与您合作的认真程度。 利用过去的经验来“采访”你的领导,并以你的直觉为指导,告诉你那个人是否会像你一样可靠。

设置取消政策

归根结底,通过设置最后一刻取消和未出现政策来保护您的时间和工作至关重要。 以下是您可以纳入本政策的一些可能要素:

  • 考虑提前支付押金或部分小时费以进行预约。
  • 设置允许取消或更改的时间范围,以及更改是否会产生财务后果。 一个例子可能是: 提前 48 小时做出的更改或取消将保留其押金,前提是在原始约会的三天内进行了新的约会。
  • 考虑何时会或不会例外。 正如本文开头所指出的,真正的紧急情况会发生,因此谨慎考虑何时在客户遇到困难时保持灵活。

知道什么时候放手

一些客户可能不会给您机会进行任何这些努力,并且会在没有任何解释的情况下“幽灵”您。 如果发生这种情况,如果可以的话,最好继续前进。 此处的例外情况是存在合同违约或财务问题; 在这种情况下,您绝对应该采取任何必要的法律行动来保护您自己和您的工作。 另一方面,如果您已经尽职调查并最终决定您的客户不可靠并且您不能再与他们合作,那么您将不得不做出离开或“解雇”该客户的决定。 您可以参考这篇优雅的主题文章,了解一些用于从 HubSpot 发布新闻或这些想法的脚本。

你有什么关于没有出现的客户的故事? 您是否以任何方式尝试过本文中的技术,或者您有不同的方法? 在评论中告诉我们!

特色图片来自 bsd / shutterstock.com

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