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使用紧急重要矩阵来提高生产力

| 5月 4, 2022 | Divi主题使用教程 | 0 条评论

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当你对你所拥有的一切感到不知所措时 没有 完成后,很容易混淆您的优先事项。 如果有人在等你完成一项任务,你可能会觉得这是你清单上最重要的项目。 但是,如果该任务次要于您的更大优先级,那么您最好将其推迟到您的日历上。 此外,有 10 件你还没有做的事情会让人压力很大,以至于他们 全部 感觉同样重要。 通过冷静地检查你的待办事项,你将能够看到它们的本质。 分解后,它们的范围从超级重要和您的第一要务到“哦,这实际上无关紧要”。 紧急重要矩阵 – 也称为艾森豪威尔矩阵 – 是一个非常基本但非常有用的工具,用于对您的任务进行排序。 专注于重要的事情,而不会被其他事情分心。

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什么是紧急重要矩阵?

紧急重要矩阵是一个简单的图表,将任务分为四个不同的类别。 每个类别对应一个动作。

  1. 紧急且重要——先做
  2. 不紧急也不重要——稍后做/安排
  3. 紧急且不重要 – 代表
  4. 不紧急也不重要——消除

之所以称为艾森豪威尔矩阵,是因为以高效着称的艾森豪威尔总统说:“我有两种问题:紧急的和重要的。 紧急的不重要,重要的永远不紧急。” 以下是当您实际在视觉上布置紧急重要矩阵时的样子:

紧急重要矩阵

资料来源:概念板

矩阵的重点是更好地优先考虑需要完成的事情 没有 担心您处理不当或时间管理不善。 您几乎可以将它用于任何事情,从跑腿和家庭清洁家务到工作项目管理,甚至您的整个工作周例行程序。 如果资源有限并且您无法在一天(或一小时或一周)结束时完成所有工作,那么紧急重要矩阵将告诉您现在必须关注什么——它会做到这一点 快速地.

还有一件事:当你被责任埋没时,紧急的重要矩阵是一个很好的帮助,当你试图简化你的工作流程并减少你的首选方案时,它也很有价值。 与其经历动作和浪费时间,不如经常使用矩阵来评估 为什么 你正在重复做你正在做的事情。 我已经使用这个矩阵来做所有事情,从缩短我的早晨例程到决定永久放弃哪些客户和项目。

如何使用紧急重要矩阵对您的待办事项和工作任务进行分类

一旦掌握了紧急重要矩阵,它就很容易使用,但是现在,花一些时间了解每个象限中属于哪些类型的任务。

紧急且重要:先做

现在,没有“紧急而重要”的任务是不可能过的。 然而,当他们到达这个象限时,你可能正处于某种危机或紧急情况中——即使这只是意味着漫长的工作日并且没有睡眠的保证。 这些是您必须管理的项目,例如五分钟前。 如果你继续让他们无人看管,你就会遇到麻烦。 截止日期、硬件或软件故障以及客户投诉属于“紧急和重要”类别。 例如:

  • 安排关于今天开始的销售的社交媒体帖子。
  • 修改文章,因为客户对第一次提交不满意。
  • 网站已关闭 – 尽快联系主机。
  • 联系在 Facebook 上留下差评的客户。

很多时候,你可以看到这些任务即将到来。 他们中的一些人可能在你的“不紧急和重要”名单上停留了一段时间,直到今天截止。 如果这种情况持续发生,请弄清楚您为什么在某些任务上拖延,以及是否有一个系统可以防止正常的待办事项变成“今天将成为噩梦”的必做事项。 另外,虽然您不能总是预测紧急情况,但您可以为可能发生的紧急情况制定应急计划,例如网站崩溃和差评。

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不紧急和重要:稍后做/安排

这些任务在你的清单上已经存在了数周、数月或数年,因为虽然它们很重要,但它们从不紧急。 如果你不这样做,你的生活或事业不会分崩离析,但你也可能不会更接近你的一些大目标。 教育和培训、更新流程和工作流程、建立关系和主动维护属于“不紧急和重要”类别。 例如:

  • 注册 X 公司的免费营销课程。
  • 重做家庭预算并制定储蓄计划。
  • 问约翰他是否想在下周的午休时间喝杯咖啡(并思考他是如何获得晋升的)。
  • 真空汽车并擦拭内部。

看? 如果你做了这些任务,肯定会增加你的生活,但当你不做的时候,它们并没有毁掉它。 你仍然每天都在工作,但你并没有提高你的技能。 你在车里加油,但你没有保持它的清洁。 如果你生活中的某些领域是你完成了最低限度的工作然后放弃了,那么你很可能已经将这些任务列在你的清单上很长时间了。

通过完成其中一些任务——并且从一个开始——你将减轻“紧急和重要”任务的压力。 为什么? 什么是“重要和 不是 “紧急”现在可能会变得紧急而不加控制——比如,一个月前你就知道需要换油。 由于这是“稍后执行/计划”部分,请将一两个任务从您的列表中移至您的实际计划中。 把它放在你的日历上,设置一个闹钟,拿起电话预约,等等。

紧急且不重要:委托

这些任务可能会让你有点发疯。 他们占用你的精力和时间,却没有太多的回报。 您可能会觉得这些任务比其他任何事情都更忙。 沟通方式、来自其他人的请求以及您所做的任务,因为那总是您所做的,属于“紧急且不重要”的类别。 例如:

  • 运行该每周报告并将其添加到“报告”文件中。
  • 在 LinkedIn 上回复招聘人员的消息。
  • 给潜在客户发电子邮件,让他们知道我不能接手他们的项目。
  • 使用昨天的支出更新预算电子表格。

这个象限有点棘手。 虽然个别任务可能并不重要,但大局有时很重要。 另外,与高价值结果相关的低价值任务实际上可能会阻碍你。 例如,跟踪您的支出是在预算中找到回旋余地的好方法。 但是,每天更新您的预算电子表格并汇总昨天的支出比学习课程更多的是数据输入。

你会想花时间在这个象限里问自己如何让每项任务更有效率。 并且,在您将任务转变为更高效的版本之后,如果它现在属于不同的象限。 例如,如果您注册了一个预算工具,该工具可以在链接到您的银行账户后组织您的支出,您就不必手动执行此操作。 这项任务变成了“超出预算,看看我可以在哪里削减开支。” 您可以每月而不是每天执行一次,这会将其移至“不紧急和重要”类别 – 然后您可以安排每个月的第一天。

不紧急且不重要:消除

属于这一类的任务没有任何价值——你甚至没有 做他们。 有时,当我不想开始我的“紧急和重要”任务时,我发现自己在做这些任务。 突然之间,我会比以往任何时候都对我的 Twitter 提要更感兴趣,或者我会决定现在是整理我已经整理好的书籍的最佳时机。

你完全可以不用的电子邮件、过度使用社交媒体和低效的工作会议(甚至是不重要的个人对话,比如你不断与你妈妈发生的争论)都属于“不紧急也不重要”的类别。 这些甚至可能不在您的任何常规待办事项清单上,但如果您仔细考虑一下,您可能会一遍又一遍地做很多相同的事情。 例如:

  • 即使您从未在这些商店购物,您是否每天都会清除 20 封促销电子邮件?
  • 即使您从不发推文或参与对话,浏览 Twitter 是否也是您早上工作的一部分?
  • 即使没有足够的讨论内容,您是否每周都会与客户进行常设会议?

摆脱它。 如果你做不到,那就弄清楚它的价值在哪里,想出一个让任务更有效率的计划,然后把它移到另一个象限。

现在,请记住,某些无脑任务可能 似乎 没有价值,即使它们不是。 对一个人没有价值的事情对你来说可能很有价值,特别是如果这项任务让你感到更平静、更快乐、更有灵感等。不要将“任务”与“休闲活动”混为一谈。 如果这是您在一天结束时对自己的一种享受,那么您不必在此列表中添加“收听单身汉回顾播客”。

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关于紧急重要矩阵的最终想法

拥有一个完全有条理的家庭生活和工作日历是一个美好的梦想,而且你可能在大多数情况下都能实现。 但即使你有一个可靠和高效的例行程序,也会有几天你淹没在必须完成的所有事情中 就在这一分钟. 不要试图成为超人——这永远行不通,只会让你筋疲力尽,在凌晨 3 点吃垃圾食品和看真人秀电视作为对如此大压力的反应(这只是我吗?),把它全部放在在你面前使用紧急重要矩阵。 当一天中没有足够的时间——或者没有足够的能量来支撑——弄清楚什么是重要的以及为什么是救生员。

PS 显然,这个矩阵非常容易自己绘制,但是如果你想下载一个模板,那里有很多免费的,比如艾森豪威尔网站上的这个(也有一个应用程序)。

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