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如何为您的企业聘请虚拟助理

| 5月 6, 2022 | Divi主题使用教程 | 0 条评论

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忙碌的专业人士总是可以在一天中使用更多时间,而决定聘请虚拟助理 (VA) 是创造时间的最佳和最推荐的方法之一。 虚拟助理提供几乎所有您能想到的可以远程执行的支持服务。 他们与个人、个体企业家、小型企业、中型团队、企业等合作。

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有处理基本管理任务的一般 VA,也有在更高级别任务、特定行业或两者兼有的专业 VA。 当你开始把你的任务分开时,你会意识到几乎所有的任务都可以教给别人。 虽然你不能总是找到像你一样思考的人,但有很多 VA 能够像你一样行事。

不同类型的虚拟助手

VA 有几种不同的工作方式:

  • 弗吉尼亚州经营自己的业务。 他们可以收取更多费用,通常从每小时 25 美元左右开始,然后随着职业生涯的继续提高收费。 他们设定自己的时间表并确定他们将执行和不执行的任务。
  • VA 为一家将客户与 VA 联系起来的公司工作。 他们的费率通常较低,从每小时 10 美元到 15 美元不等。
  • VA 通过诸如 Fiverr 之类的微工作站点与客户联系。 他们不是持续受雇,而是为客户执行快速、一次性的工作。 费率很低,甚至低于通过公司雇用 VA,因为任务很简单和/或 VA 处于职业生涯的起点。

虽然许多国际 VA 收取溢价,但根据他们在世界上的位置和生活成本,有些人的时薪会超低。 如果聘请以英语为母语的人不是您的主要关注点,即使您的预算很少,您也可以获得很多帮助。

通用与专业虚拟助理

一般的 VA 可以处理日常管理工作和流程——这些任务可以帮助您开展业务,但不一定会发展业务。 这包括诸如安排旅行、管理收件箱、安排博客文章和进行研究等任务。 专业的 VA 在某些与增长相关的技能方面具有先进性,例如客户服务、照片编辑或营销您的社交媒体平台。

将工作外包给一般的 VA 时,您应该给他们详细的培训和分步流程。 将工作外包给专业的 VA 时,您可以告诉他们您希望的结果——您正在聘请专家,因此他们知道交付结果的最佳方式。

聘请虚拟助理的利弊

最终,决定聘请虚拟助手对于几乎任何专业人士来说都是一个很好的举措,但它确实有一些缺点。

优点

  • 你不能忍受的工作可以交出来。
  • 您可以选择减少工作时间或利用当前工作时间做更多事情。
  • 整体上你会更有效率。 两个人将代替一个人工作; 即使你请假,工作也会完成; 您将有更多时间专注于高级任务。
  • 会有更多的时间去追求你的激情,无论这些激情是否与工作有关。
  • 如果您是个体经营者,聘请 VA 将为您提供管理他人的经验,如果您计划发展业务并聘请团队,您将需要这些经验。 同时,您无需雇用现场工作人员即可获得所需的帮助。
  • 由于 VA 远程工作,因此您有一个庞大的池可供选择,而不必与当地人一起去。

缺点

  • 您可能在第一次尝试时找不到完美的 VA,当您仍在处理 100% 的任务时,您必须找到、面试和试用 VA。
  • 与 VA 进行培训、管理和沟通可能会占用您大量的时间,因此您必须确保考虑到额外的时间和工作所需的额外时间和工作,这仍然是值得的。
  • 您将不得不外包一些您喜欢做的任务,因为您知道它们对您来说是浪费时间。
  • 在您的业务中信任他人是令人生畏的,尤其是在他们可以访问敏感信息的情况下。

如何查找、雇用和管理虚拟助手

将 VA 添加到您的工作流程需要大量工作,但如果您能够以有组织、有意识的方式进行,您的业务可以在几个月后蓬勃发展。

决定分配哪些任务

虚拟助理可以处理各种各样的任务,从文书工作、数据输入和收件箱管理到创意写作、平面设计、营销和网站开发。 想想您定期执行的需要花费大量时间的任务,并且您正在 不是 专家。与其花时间更多地了解低级任务,何不聘请已经是这方面专家的虚拟助手?

如果您可以比 VA 做得更好,并且该任务是您业务的重要组成部分,请不要将其外包。 此外,尽量不要聘请专门从事该任务(并因此收费)的 VA。 例如,作为一名自由撰稿人,我不需要 VA 来为我写作、编辑或校对。 我可以聘请一位虚拟助理 能够 做这些技能,以及我真正需要的其他几个技能,但我会避免一个主要提供与写作相关的 VA——当这是我的专业领域时,为什么要为这些专业知识付费?

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对所有任务进行分类

列出您所做的每一项任务,无论大小。 然后,将它们分为四类:

  1. 你擅长并且喜欢做的高价值任务
  2. 您擅长且喜欢做的低价值任务,即使它们并不能很好地利用您的时间
  3. 你讨厌做的任务
  4. 你不够熟练的任务

您绝对应该为自己保留的唯一任务是第一类中的任务。 对于其他一切,请聘请虚拟助手。 此外,现在是完全取消您的业务中的一些任务的好时机——您可能可以摆脱一些沉重的负担。

算一算

在决定外包什么时,您将不得不处理一些数字。 您必须从外包工作中获得比您向 VA 支付的金额更多的价值。

例如,假设您每小时赚 100 美元,而 VA 每小时赚 25 美元。 您希望他们为您寻找潜在的自由职业者。 你知道,一次自由职业者每月可以支付大约 1,000 美元。 如果他们花 40 个小时寻找职位,而你找到了他们找到的一份工作,那么在一个月内你就会收支平衡,并且在两个月内你会从支付给 VA 的金额中获利。 此外,在这 40 小时内,您可能会从事其他类型的计费工作,这意味着您将更快地看到利润。

为您分配的每项任务计算数学可能需要很多时间,但这是值得的。 我们的目标是从你付出的代价中得到一些回报,无论是实际的钱还是其他有价值的东西,比如和孩子在一起的时间、更多的假期或时间来投资一个明年会有回报的项目。

为了一开始就保持简单,请为每小时工资低于您收入的任何事情聘请虚拟助手。 因此,如果某件事情的成本低于你在那一小时的工作中获得的收入,那就外包它。 您从高价值任务中获得的收入将支付您的 VA。

为每个任务创建详细说明

为每个任务创建一个标准操作程序 (SOP)。 定期更新 SOP 以与新战略协调并澄清对 VA 来说令人困惑的点。 过时的 SOP 不值钱。 考虑将 SOP 存储在 Google Drive 中,以便您和您的 VA 可以在评论中相互标记并留下笔记。

包括尽可能多的细节——假设 VA 一无所知。 过度解释总比解释不足好。 确保添加指向他们必须使用的任何工具或软件的链接。 您可能需要创建额外的 SOP 或培训材料,以使他们快速掌握这些工具。

只要有可能,包括填空模板。 例如,如果您的 VA 将为您在社交媒体上发帖,则模板将确保每个帖子都包含必要的信息并遵循您的品牌和声音。

确定何时需要虚拟助手工作

在您聘请 VA 之前,您必须知道他们每周和/或每月需要工作多少小时,以及有关何时进行该工作的任何细节。 例如,如果您的 VA 将管理您的收件箱,您可能希望他们每天早上在您当天第一次查看电子邮件之前早点工作。 你可能想要一个不同时区的人,他的一天比你早几个小时开始。

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此外,决定何时需要 VA 进行交流,这可能与他们的工作时间不同(尽管他们应该为交流时间付费)。 例如,您可能需要 VA 在您工作的时间内工作,但您可能还想在每个星期天下午就下一周联系基地。 请记住,如果您从不同的州或国家雇用 VA,则必须考虑时区差异以及不同的庆祝活动和假期。

寻找潜在的虚拟助手

在 Upwork 等自由职业者平台上搜索虚拟助理。 您可以发布您的职位描述和/或对 VA 个人资料进行分类。 像这样的一些平台还将跟踪时间和管理付款,从而减轻您的管理负担。 此外,您可以在 Craigslist 上列出职位发布,但您不会获得任何这些特定于平台的管理特权。

当您发布职位描述时,请在其中隐藏一个指示符。 例如,在职位描述的四分之三处,您可以写下“在您的回复中使用‘斑马’”。 这将告诉您哪些响应者实际上仔细阅读了整个职位发布。 您还可以在职位描述中注明您的姓名,并查看谁定制了他们对您的回复。 不叫你的名字不一定会破坏交易,但专业和注重细节的 VA 会抓住机会个性化他们的回应。

您还可以与雇用 VA 并将他们与客户配对的公司合作。 这意味着您可以跳过搜索、面试和选择过程。 此外,公司拥有大量技能各异的 VA,因此您很可能会找到您真正需要的东西。

要求他们参加考试

创建一个代表您需要 VA 处理的最重要或最复杂任务的测试作业。 清楚你需要什么以及需要多长时间,并要求他们告诉你他们花了多长时间。

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向 VA 支付测试费用是合乎道德的——有些客户不会提供付款,但这是正确的做法。 少量的固定费用是合适的; 您不必根据每个 VA 的费率自定义付款。

采访您感兴趣的虚拟助手

进行电话或视频采访,以更好地了解您的潜在 VA。 您将能够评估他们对工作的兴趣程度以及他们接受您所谈论内容的速度。 此外,如果掌握良好的英语对您来说很重要,那么口头面试将帮助您评估他们的能力。 如果 VA 不愿意接电话或视频通话,请考虑这是您不应该与他们合作的迹象。

从试用开始

即使 VA 在工作申请、测试和面试方面都取得了优异的成绩,但从长远来看,他们可能并不适合。 有些人很擅长找到工作,但他们很快就会失去动力并开始表现不佳。 此外,您无法知道他们是否会在您提前分配给他们的每项任务中表现出色。

试用基础可以让你们双方一起试验,看看他们是否可以处理任务和工作量。 给它一些时间——一个月到六周的时间是期望 VA 调整的合理时间,但如果你愿意,你可以给他们整整三个月的时间来证明自己。 提前向 VA 告知试用期——让他们知道试用期将持续多长时间以及在此期间您需要看到什么。

为任务设置时间限制

始终设置时间限制。 告诉 VA 某项任务应该花费多长时间或应该在什么时候停止(比如在 X 小时后)。 如果他们还没有完成任务,他们仍然应该停下来和你一起检查。 否则,一项需要 3 小时的任务可能需要 15 小时,这将比您的预算高出很多。

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安排定期签到

定期与您的 VA 保持联系,例如每天或每周。 了解他们正在做什么、他们最近完成了什么以及他们是否有任何问题。 让他们填写一份报告,要求提供以下信息:

  • 任务或…
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