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如何使用亲和图来组织项目细节

by | May 9, 2022 | Divi主题使用教程 | 0 comments

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亲和图是一种极好的创造力和生产力工具——只要你知道如何有效地使用它。 团队使用亲和图作为查看数据的一种方式,并且以物理方式移动数据有助于团队更加沉浸其中。 这也是团队成员分享想法和发现的一种方式。

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什么是亲和图?

亲和图提供了一个框架,用于组织头脑风暴或研究会议产生的所有内容——所有混乱、重复和相关的信息。 如果您正在尝试思考一个复杂的问题或解决一个问题,或者如果您需要收集与流程或产品相关的所有信息和想法,亲和图将有所帮助。 如果出现以下情况,亲和图也会有所帮助:

  • 在大量想法之间建立关系或从大量想法中提取主题很重要
  • 需要分析口头数据,例如调查结果
  • 您必须收集和组织大型数据集

此外,通过查看亲和力图并查看所代表的不同想法和关系,您可能会想出更多要添加的想法。 亲和图用于设计思维,但也用于非设计头脑风暴过程。 大多数亲和图有 40 到 60 个项目,但也有可能少至 15 个或多于 100 个。

亲和图可称为亲和图、亲和图、聚类练习、KJ 方法或技术、空间饱和和组或主题分析。 所有这些术语都是指通过它们的自然关系来组织大量的想法。

什么时候应该使用亲和图?

亲和图可以帮助定义项目。 当信息太多时,他们可以缩小项目的范围,如果你很难弄清楚所有信息是如何联系起来的,他们也可以扩大范围。 以下是亲和图有用的其他时候:

  • 如果您有很多事实或想法要考虑,但数量太多而且它们如此杂乱无章以至于感觉混乱
  • 你正在考虑的问题感觉太复杂、太大或难以思考
  • 您的团队陷入了习惯性思维的循环中,并且/或者您似乎每次集思广益时都松散地定义了相同的类别
  • 您的团队必须达成某种共识,并且他们需要以合乎逻辑的方式呈现的信息才能做到这一点

如果您的点数少于 15,则可能不需要亲和图。 有了 15 个或更多点,您应该能够创建 3 个或更多分组,这时亲和图就派上用场了。

亲和图不一定是一个下午就可以完成的项目。 您可能需要在几天内展开您的头脑风暴和/或图表绘制过程,以便每个人都可以做出清晰的决定而不会感到筋疲力尽。 有时,从你正在处理的问题中走出来会让你清楚地返回并更快地做出决定。

如何创建亲和图

让我们完成创建亲和图的步骤,从设置和头脑风暴到最终确定图表并采取行动。

任命领导者

虽然每个人都将参与其中,但领导者将继续推进流程,并在团队陷入他们似乎无法解决的问题时提供指导,例如笔记应该放在哪里或分组的主要类别是什么。

收集你的材料

你需要卡片或便利贴和胶带; 记号笔或粗记号笔; 以及未使用的大型工作台面,例如黑板或白板、地板、桌子或墙壁。 整个团队都应该可以访问工作台面——每个人都会聚集在它周围查看笔记和图表。

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定义问题

希望您已经知道为什么要进行这次头脑风暴会议。 但是,要让每个人都在同一页面上,请编写问题陈述,以便每个人都知道他们试图回答的问题或他们试图解决的问题。 将问题陈述作为框架设备放在工作区的顶部。

头脑风暴

您的亲和力图从头脑风暴开始,您必须决定您的团队将进行哪种类型的头脑风暴:传统的或无声的。 在传统的头脑风暴中,每个人一次写下一个想法,然后按顺序向小组宣布。 这省去了团队成员写下相同想法的麻烦,这很容易在无声的头脑风暴中发生,并且会降低绘图过程的效率。

头脑风暴会议最重要的特点之一是没有批评。 团队成员必须知道他们可以创造性地思考,抛弃一开始看起来“糟糕”的想法,并按照他们的直觉行事,所有这些都不会受到批评。

每当有人在头脑风暴会议期间提出一个想法时,请将其写在自己的卡片或便签上。 将想法限制为最多七个字。 占用卡片上的空间,以便即使在远处也可以阅读想法。 其他可以进入卡片的内容包括:

  • 数据
  • 记录在案的事实
  • 图纸
  • 观察

每次你有一个新的笔记,把它放在工作台面上。 不要开始组织或分类笔记,只需将它们全部放在一个地方即可。 它们应该面向同一个方向,并且不应该有任何重叠。

将相似的想法分组

一旦你添加了所有的头脑风暴笔记,寻找那些感觉它们彼此相关的想法。 移动笔记,使相关的笔记彼此相邻,并瞄准 3-10 个分组。

这种感觉是不是很混乱? 为了使这个过程更容易,做一个笔记,任何笔记,然后把它移到工作台面上的空白处。 这是您的第一组中的第一个音符。 然后拿起另一个音符,问问自己它是否与第一个音符有关。 如果没有,请使用它开始另一个组。 重复。 这些提示也将有所帮助:

  • 不要担心在分组中创建层次结构。
  • 快点。 快速反应是最好的。 接下来是审议,没有什么是一成不变的。
  • 有些想法可能是独立的,因为他们觉得自己不适合任何一个群体。
  • 如果一个笔记同样适合分成两组,则复制该笔记并在每组中放置一个。 当团队成员不同意注释的放置位置时,这很有用。

哦,还有:默默地做这一步。 和一群团队成员在一起,即使你们都在做决定也不说话,这会感觉很奇怪,但重要的是,这部分过程保持沉默。 这是一种思考问题的非常规方式,可以帮助人们打破旧的思维模式。 此外,人们在对想法进行分组时不会陷入语义争论。 最后,一个人不会比其他人有更多的(字面意思)发言权。

互相交谈并做出改变

现在是时候互相交谈了。 现在,你有分组——相关的笔记被分组在一起。 不过,您还没有定义分组。 摆脱想法,添加想法,移动笔记等。在此步骤中要讨论的更多内容包括:

  • 笔记应该如何排列。 哪些分组比其他分组更重要?
  • 具有比其他更多信息的分组。
  • 你注意到的模式,尤其是那些意想不到的模式。
  • 移动似乎不太适合其类别的笔记的原因。
  • 组合时会更强大或更彻底的分组或注释。

这也是决定类别的时候,这将定义分组。 连接分组中所有笔记的共同点是什么? 当你创建一个类别时,用类别名称(和一个可选的摘要)写一个标题卡,并将它放在分组的顶部。 您可能还觉得分组中的一个注释最能代表该类别,您将使用它作为标题。

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审查并最终确定亲和图

此时,您的亲和图应该非常整洁。 应该在类别标题下分组想法列,并且类别及其想法都应该按重要性顺序排列(或者任何最有意义的流程)。 大家应该仔细看看亲和图,再展开讨论。 微调它直到它是正确的。

采取行动

亲和图并不标志着流程的结束。 相反,它更像是解决方案的开始。 如果您要找到问题的根源,然后采取措施改进或解决它,则需要进行更多的分析和工作。 此时,团队应该单独或共同提出下一步措施,将他们的想法和计划带入现实世界。

头脑风暴和创建亲和图的真实示例

我自己进行了一次头脑风暴和亲和力图表会议。 我从一个问题开始,“我怎样才能更好地满足客户的需求?” 然后,我坐下来写下想法,直到我至少有 15 个(我最终有 20 个)。 我以随机顺序将它们全部放在墙上,主要问题在顶部。

亲和图

接下来,我将它们组织成最自然的分组。 我很快就做到了——我没有花太长时间做出决定。 正如您将看到的,随着我的图表形成,这些最终发生了相当大的变化,但这是将它们纳入某种组织的必要且重要的第一步。 有趣的是,当图表完成时,我从 6 个分组变为 4 个,然后又回到 6 个。

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亲和图

当我将笔记分组时,我开始看到一些自然的类别正在形成。 这些最终也发生了变化和扩展。 亲和图非常具有流动性——它会在你眼前发生变化,这就是重点。

这是亲和图真正开始形成的时候

我创建了四个类别标题,将它们从左到右放入正确的工作流程中,并将注释放在它们下面。 一些笔记离开了它们原来的分组并进入了其他分组。 为类别命名可以更容易地根据相似性对笔记进行分组——不仅它们必须彼此相似,而且组中的所有笔记都必须朝着相似的目的努力。

亲和图

我退后一步,把图表拿了进去,仔细阅读了所有内容。 如果我在这里有一群人,这将是最多对话发生的时候。 这是完成的图表的样子,然后是对这个阶段发生的事情的解释:

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亲和图

  • 添加了两个新类别:拒绝和异常值
  • 更改了两个类别的名称——“Niceties”变成了“Non-Monetary Incentives”,“Money”变成了“Monetary Incentives”
  • 将重叠的想法组合成更大、更清晰的想法(黄色便笺)
  • 在类别中创建层次结构(从上到下)
  • 根据过去的经验,将三个想法移入“拒绝”列
  • 意识到创建时事通讯感觉像是不同过程的一部分,它可能会成为客户维护或营销头脑风暴会议的一部分

是时候将想法付诸行动了

我还没说完。 现在,我的墙上只有彩色便签。 他们必须变得可行才能真正发挥作用。 从我的最终亲和力图中,这里只是我可以采取的众多行动中的一小部分:

  • 将我的工作时间添加到我的电子邮件签名和网站中,以便客户知道他们何时可以(和不能)与我联系。 打开我 iPhone 的 Gmail 通知,这样我就不会错过重要的客户电子邮件。
  • 写下我的费率和服务的清晰、简短的概述。 把它放在我的网站上并创建一个 PDF 发送给新客户。
  • 创建一个免费赠品列表,我可以提供给客户以升级他们的项目(并且不会占用我的时间或精力)。 例如,文章或博客文章可以附有未来文章的三个想法。 PS这是一个新的头脑风暴会议和亲和力图的良好基础。
  • 建立一个推荐计划,并通过电子邮件向过去和现在的客户发送信息。

包起来

当头脑风暴会议太不受限制而无法理解时,亲和图提供了结构。 您可以在线创建亲和图,但是拿着和重新排列笔记(您的想法)的实际行为是强大的,只需远离电脑屏幕就可以激发创造性思维。 虽然拥有一个团队很有帮助,但如果您是自由职业者或其他类型的独立工作者,您可以集思广益并自己创建亲和力图……

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