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Automattic 的快乐工具:分布式团队的终极指南

by | May 11, 2022 | Divi主题使用教程 | 0 comments

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在家工作可能意味着很多事情。 穿着睡衣工作,在你喜欢的时候工作,在世界上其他人都在睡觉的时候工作。 无论您采用哪种远程工作生活方式,它都必须可靠且井井有条 一些 这样管理可以依赖和组织它。 距离在今天已成为现实,但它不必妨碍伟大的工作。

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输入时间管理和调度工具。 但不仅仅是任何时间管理和调度工具。 Happy Tools 来自 WordPress.com 的母公司 Automattic,该公司非常了解管理复杂的团队动态。

Automattic 在 68 个国家/地区拥有 850 多名员工。 它们都在没有中央办公室的情况下进行管理,并且已经蓬勃发展了 13 年以上。 他们发现商业产品通常是为传统团队而不是今天的团队服务的,并且他们看到了一个需要填补的空白:以现代团队需要的方式执行的内部工具。 所有 Happy Tools 产品均已被 Automattic 使用。

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快乐的工具和快乐的时间表:概述

Happy Tools 的计划是将其变成一套产品。 不过,目前只有一个工具处于活动状态:基于日历的时间和劳动力管理应用程序 Happy Schedule。 Happy Schedule 有助于管理分布式团队的员工日程安排和客户支持。 对于日程安排复杂或工作时间灵活但仍需要提供 24-7 客户服务的企业很有帮助。

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你可能会想,“打哈欠,另一个日历应用程序。 还有什么是新的?” 我明白了——那里有很多。 不过,老实说,他们中的大多数都很臭。 几乎没有一款日历应用程序足够灵活,可以处理人类一周内经历的所有事情——他们想要坚持的标准日程安排、公司需求变化时的日程安排、生活事件和让所有事情都失败的事件等等。

Happy Schedule 功能的前提是日程安排发生在现实世界中,并且它们不会因为被写下来而完美运行。 员工是人,他们需要灵活性,特别是如果您想充分利用他们。

谁可以使用快乐的工具?

听起来快乐工具仅适用于遍布全国或全球的大型团队。 虽然这些团队肯定会从 Happy Tools 中受益,但小型公司也可以。 此外,Happy Tools 可能适用于分布式团队,但这并不一定意味着广泛分布。 这可能意味着分布在三座建筑物中,这仍然会使聚在一起参加每周会议变得很麻烦。 Automattic 没有核心办公室,但您的业务可能而且您仍然可以从 Happy Tools 中受益。

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如何使用快乐时间表

让我们来看看如何使用 Happy Schedule 及其出色的功能。

注册

在主页中,单击中心的“开始”或右上角的“登录”。 然后,您可以使用 WordPress 或 Google 进行注册。 然后,您将创建您的个人资料。

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我特别喜欢你可以选择在周日或周一开始一周。 许多日历应用程序没有此选项,它可能会完全打乱计划。 我是一个“从星期一开始一周”的女孩。 (您也可以在管理设置中进行调整。)

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设置任务和团队

您将在管理设置中设置和编辑任务和团队。 创建任务和任务组(任务组下的子任务),在此处添加用户和创建团队。 当您添加一个新用户并且他们已经接受时,他们会出现在 Planner 中——我不得不刷新几次才能做到这一点,但最终还是成功了。

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仪表盘

仪表板为您提供工作和非工作时间的概览,包括您的计划工作、您的休息时间和您的 AFK,它来自“远离键盘”。 在您填写其他 Happy Schedule 选项卡和部分之前,您不会在 Dashboard 上真正看到任何内容,但这里有一个关于它的外观的想法:

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我的日程表

“仪表板”右侧的“我的日程安排”选项卡是您设置一周工作时间的地方,包括您的日程安排和休假天数的详细信息。 只有您可以设置您的日程安排 – 管理员无法为单个团队成员设置日程安排。

要在您有空工作时记录并显示您的团队,请单击并拖动日历以突出显示以 15 分钟为增量的时间段。 (日历是军用时间,这需要一些时间来适应。)当你拖动时,你会看到你安排了多少小时。

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您还可以单击侧边栏以快速选择是否是完整的“工作日”、完整的“休息日”和“半天休息”,可用性有限。

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调整和自动应用您的日程安排

您可以通过单击底部的“其他调整”在此窗口中执行其他一些操作:

  • 请求 AFK
  • 设置您的可用小时数
  • 设置完成任务的小时数
  • 更改您的时区
  • 添加注释

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一世 能够设置不同的可用和可安排的时间。 有很多日子你有 12 个小时可以填补,但你不想做 12 个小时的工作(因为谁来做?)。 您可以说您在 12 小时的特定时间有空,但您只想填写 7 小时的工作。

默认情况下,“预期可用性”为 8 小时,“待分配工作”为 6 小时。 您可以在“其他调整”视图中进行调整,管理员可以在“管理员设置”中调整默认值。 查看时间段左侧的日程安排明细,然后单击它以查看更多详细信息。

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您也可以创建模板,这样您就可以自动和预填几周的正常可用性。 从那里,您可以进行调整以适应每日或每周的变化,同时保持主模板相同。

远离键盘 (AFK)

AFK 是 Happy Schedule 的基石,所以我想多介绍一下。 AFK是你不能工作的任何时候。 在我的 AFK 选项卡中,您可以看到即将到来、待定和存档的 AFK。 您也可以从此窗格中单击请求 AFK。

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有两种类型的 AFK:

  • 常规的 AFK 请求需要得到经理或团队负责人的批准。
  • Last Minute AFK 请求适用于您迫不及待地等待批准的情况。 Last Minute AFK 是自动批准的,因为如果家庭成员生病或出现紧急情况,即使是最负责任的团队成员也不能等待“好的”。

经理和团队负责人可以在“管理 AFK”选项卡的“待处理”部分查看和响应 AFK 请求。 此窗格还包含已批准、已拒绝和已归档的请求。

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在 Pending 视图中,您会看到红色的冲突——这意味着 AFK 请求与已分配的工作一致。 将鼠标悬停在红色高亮区域上会显示 AFK 与什么冲突 – 任务、日期和时间。 为 Last Minute AFK 请求创建通知,以便您可以立即处理冲突。

一旦团队成员的 AFK 获得批准,它将显示在他们的“我的日程”选项卡和计划器中。 如果您已将某些时间标记为可用,则如果您有全天或多天的 AFK,则这些可用时间将被隐藏。 如果您请求半天 AFK,您的可用/可安排时间将减少。 管理员和管理员可以在管理员设置中更改默认的 AFK 原因(请假、个人、生病、休假等)。

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休息日

“休息日”是蓝色的,而“半天假”是紫色的。 由于您在半天假期间仍会在一天中的部分时间工作,因此您的空闲时间不会消失。 它会自动减少到 4 小时(即使您的正常可用性或默认可用性小于 8)。

不过,您不必具体说明您要起飞的那半天。 您可以随心所欲地调整您的可用性,即使您想在下午工作并在一天的第一部分和最后一部分休息。

Happy Schedule 的特别有用之处在于您可以设置周末。 例如,您可能喜欢在周六和/或周日工作,因为没有其他人在工作,这限制了您收到的电子邮件数量。 你的“周末”可能在星期三。 由于 Happy Schedule 考虑到了非传统的工人,因此您可以考虑非传统的一周。

规划师

设置好日程后,转到“计划器”选项卡。 在这里,您将看到您的可用性和团队成员的可用性,以及需要处理的任务。 这也是您分配任务的地方。

您的可用时间将具有纯色、浅色背景。 其他团队成员的可用时间将具有条纹背景。 如果需要,您可以在可用时间之外安排任​​务。

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计划器包括全天,从上午 12 点到下午 12 点您还可以向后或向前查看 12 小时,这使得在不同时区安排和管理团队成员成为可能。 要在不同的日期安排任务,只需扫描到左上角的日期:

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要在员工的空闲时间安排任务,请单击并拖动,就像您在我的日程中设置日程时所做的那样。 如果您需要选择与默认任务不同的任务,只需单击它以选择新任务。 要将任务分配给不同的团队成员,请将任务拖到正确的行。

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当您分配任务时,该时间段的标题会发生变化,以反映有多少人在工作与所需的工人数量。 您可以判断您是人手不足、人手过剩还是人手完美。 在这个例子中,我需要 12 个人在这个时间段内完成“电话”任务,但到目前为止我只有一个人。

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如果您人手不足,您可以向下滚动该列以查看是否有任何团队成员有更多可用/可安排的时间,然后将其插入。

计划者视图的问题

我发现 Planner 视图有点混乱。 在“人员需求”中,我设置了周日 13:15 到 17:00 需要“电话”任务覆盖。

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在 Planner 中,您可以看到我已经安排自己完成这个转变。

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但是,如果我单击“聊天”任务,它仍然会在所有任务中显示我当天的日程安排,但是缺少所需的内容——所需的“电话”任务不再显示。 它不会永远消失——如果我再次单击“电话”它会回来——但我希望在此 Planner 页面上查看所有任务中的所有人员需求。

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人员需求

您可以在此处更改覆盖目标。 对于每项任务,您可以根据一周中的某一天和一天中的时间来更改所需的人员数量。

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单击并拖动以设置覆盖需求。 要覆盖更多时间,请向右或向左拖动。 要覆盖不同日期的相同时间段,请上下拖动。 默认员工人数为零,因此您需要单击以更改它。

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我希望您可以在“人员配备需求”中同时查看所有任务。 现在,您必须在任务之间切换以查看您对两者的需求。 有几种方法可以让快乐日程更加灵活和有用,这绝对是其中之一。

报告

您可以运行许多报告来查看工作负载、任务和可用性:

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我最不喜欢的快乐日程功能

您应该能够与我的日程安排中的同事交换您的任务。 但是,当我尝试这样做时,它并没有给我选择其他团队成员的选项,即使我的任务是在他的空闲时间内完成的。 这是一个好主意……如果你能让它发挥作用。

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此外,每次尝试离开页面时,甚至每次在页面上的不同部分之间切换时,都必须单击“保存”。 如果您单击页面上的任何内容,即使您实际上没有进行任何更改,系统也会提示您点击“保存”,如果您不点击,您将丢失所做的更改。 这可能会导致您认为您确实进行了更改,而实际上您没有进行更改,这只会让人感到困惑。 另外,我希望我的更改能够自动保存,就像在 Google Drive 中一样。 这是 Happy Schedule 中最不直观的功能,而且它很快就会变得烦人。

价钱

您总是从 30 天免费试用开始。 从那里,您可以决定是否要继续使用付费计划的快乐工具。 每位用户每月的费用为 5 美元,但每月最低支出为 60 美元——因此,如果您是一个 12 岁以下的团队,您仍然需要每月花费 60 美元。

客户支持

我喜欢 Happy Schedule 的文档。 第一部分包括为了充分利用它而必须知道的术语(比如我以前从未听说过的“AFK”)。 如果你需要…

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