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运行成功项目的 7 项风险管理原则

by | May 11, 2022 | Divi主题使用教程 | 0 comments

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风险。 我喜欢这个词。 曾经发生在我身上的每一件美妙的事情都是从风险中诞生的。

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当我们谈论业务中的风险管理时,我们不仅在谈论可能会失败的大胆、勇敢的业务举措,而且还可能将我们带到新的高度。 我们也在谈论如果我们不预见和防止它们可能会发生的非常负面的事件。

风险可能来自内部或外部来源,世界上没有一个项目不受风险影响。 借助风险管理,公司可以尽可能减少已知威胁,防止项目失败并得到客户的青睐。 公司也可以体验到他们从未梦想过的成功。

为什么你应该优先考虑项目风险管理

  • 您将以积极主动的方式处理意料之外的问题,从而避免亏损——甚至可能 你钱。
  • 您可以利用出现的机会。
  • 团队成员会很高兴,因为他们不必解决本来可以避免的问题。
  • 项目将在截止日期和预算范围内交付,并且它们将具有您的客户期望的质量水平。

7项目风险管理原则

假设在您的项目过程中会出现零问题是一个巨大的错误。 这不自信; 这是无知的。 聪明的公司将风险管理写入项目本身,以及员工培训甚至日常运营。 让我们回顾一下风险管理的七项原则。

1. 定义项目的工作范围

项目的工作范围 (SOW) 应包括:

  • 客户资料
  • 承包商信息
  • 可交付成果
  • 里程碑

不过,这些只是基础知识。 您的 SOW 应尽可能详细,以便您的客户知道哪些属于工作范围,哪些不属于。 回答诸如“如果客户在接受项目完成后要求更改会发生什么?”之类的问题? 或“如果客户没有按时提供必要的信息,项目时间表将受到怎样的影响?”

应该为每个项目编写一个新的 SOW。 每个客户和合同都会有所不同,如果你使用通用模板,你会错过一些东西。

2. 尽早识别风险

能够看到即将发生的风险需要保持开放的心态并考虑项目的未来,而不仅仅是其当前状态。

员工是这方面的重要来源。 他们拥有丰富的经验,可以确定您何时需要风险管理。 举行一对一的会议和全团队会议,征求反馈和建议。 此外,与从事类似项目的其他行业专业人士交谈。 找出他们的项目中出了什么问题,以及他们能够通过风险管理预防的问题。

最终,您希望完成项目的每一步并讨论任何疑虑或可能的问题。 目前没有任何建议过于愚蠢或牵强 – 这是一次头脑风暴会议,欢迎所有想法。

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评估风险管理的项目领域包括:

  • 预算
  • 客户要求
  • 合同
  • 文档
  • 人(例如,如果核心团队成员生病了)
  • 日程
  • 技术
  • 天气和自然灾害

如果需要,您可以进一步细分这些类别。 例如,“时间表”类别可以分解为不同的网站设计可交付成果,然后可以评估每一项的风险。

3. 也识别机会

正如您可以预见一个项目可能会出问题的地方一样,您也可以预见它会飞向何处 不是 失败。 为机会做准备是风险管理的重要组成部分。

假设您正在为客户创建登录页面。 您正在与营销团队合作,为该着陆页增加流量; 一旦访客在那里,您希望他们会通过您出色的设计和销售副本进行转换。 一方面,您可以为着陆页做好准备,而不是像您希望的那样转换尽可能多的人,或者注册表单加载时间过长。

但是,如果一切都朝着相反的方向发展呢? 营销团队的广告做得很好,以至于他们乞求更大的预算来获得更大的吸引力。 如此多的人在着陆页上进行了转换,以至于网站几乎无法处理大量涌入的流量。 这些都是很大的问题,必须像底片一样计划好。

4. 分配风险的重要性

评估每个风险。 使用 1 到 5 的等级是最简单的,1 表示影响最小,5 表示影响最大。 首先,回答这个问题,“风险发生的可能性有多大?” 并按该比例对其进行评分。 然后,对以下因素的影响进行评级:时间、成本和质量。 如果它是一个积极的风险,您还可以根据它的好处对其进行评级,例如“如果这种风险发生,会有多大的好处?”

这样做将帮助您确定首先要减轻哪些风险的优先级,并告诉您哪些风险可以放在一边,甚至可以完全忽略。 如果存在极有可能发生并且会产生重大负面影响的风险,则需要引起您的注意。 如果有一个不太可能发生并且如果发生只会产生微不足道的结果,您可以将其留到以后,甚至完全跳过它。

有一个灰色地带。

假设您正在为一个新客户设计一个网站。 这是您第一次与她合作,并且您已经知道将来不想与她合作——她的要求很高且不切实际,而且她的预算很低。 她想要一个强大的网站,但她买不起——而且她似乎不明白这一点。 你将不得不提供比她要求的更少的东西,坚持基本的和必需品,而忽略花里胡哨的东西。

风险是这样的:除非你在她的预算范围内提供她想要的东西(你不愿意这样做),否则你会让客户严重失望,她将来可能不会雇用你。 这种情况发生的可能性是5。

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这不会影响时间或成本——你对她的要求说“不”的原因是在时间和预算限制内工作——但它会影响质量,至少在客户眼中是这样。 不过,这里还有一个问题:你在乎吗? 也许不吧。 您不想再次与她合作,因此虽然发生最坏事情的风险很高,但对您业务未来的影响却很低——您已经知道它即将到来并且您对此很好。

风险和目前的影响评价很高,但未来的影响没有,所以即使数字在那里,这也不需要你过多关注。

反之亦然。

可能有些事情看起来很小——不太可能发生,对时间、成本或质量影响不大——但无论出于何种原因,它对你仍然很重要。 例如,假设您有一个客户,您为其建立了许多网站。 他总是对你的工作感到兴奋。 现在,他为你准备了一个稍微不同的项目,一个你不熟悉的行业的网站。 你很确定你仍然可以交付他想要的东西,并且会给客户留下深刻的印象。 出现问题的风险很低。 但是,它仍然存在,并且您与该客户的关系如此出色,以至于您希望防止任何可能的风险。 风险评估数字很低,但重要性很高,所以你仍然要把它放在你要预防的风险清单上。

5. 弄清楚如何应对风险

您已确定现在需要注意哪些风险。 你会怎样 , 尽管? 必须采取什么行动,为什么?

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风险管理的三重为什么方法

为了深入挖掘潜在问题的根本原因,我非常喜欢问自己一个由 3 部分组成的系列“为什么?”

让我们以那个想要世界上最好的网站但预算很少的客户为例。 我们已经确定她会因为无法获得她想要的所有功能而感到失望。 你不能为她做的一件事是创建一个自定义聊天机器人。 与其简单地说“好吧,我们做不到,太难了”,不如弄清楚为什么这是一个问题:

  • 为什么会出现这个问题:客户没有她想要的自定义聊天机器人的预算。 她会因为她的网站上没有此功能而感到不安。
  • 原因:因为她想要一种让客户立即与她取得联系的方式,并且她认为实时聊天是提供这种方式的最佳方式。
  • 原因:因为客户可以跳过的障碍更少。 他们可以在不发送电子邮件或先接电话的情况下联系她的公司。

好的。 所以我们已经确定 真实的 问题不是,“客户想要这个她买不起的东西。” 问题是客户想要一种让客户与她的公司实时聊天的方式,而她假设定制的聊天机器人是做到这一点的唯一方法。 与其说“不,对不起”,你可以用她负担得起的替代方案回到她身边,例如将 Facebook Messenger 嵌入她的网站。 您现在已经解决了真正的问题,即第三个“为什么”。

处理风险的 4 种方法

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既然您知道了潜在问题的根本原因,那么有四种基本方法可以处理它:

  • 避免:防止风险发生,以免损害您的项目。
  • 缓解:采取行动限制风险可能造成的损害。
  • 转移:雇用其他人承担风险。 例如,您可以聘请律师查看合同。
  • 接受:如果其他三个选项不可用或不现实,您将选择此选项。

6. 维护风险日志

使用电子表格来跟踪您预期的风险。 除了上面提到的风险评估量表,这里还有一些需要包括的领域和需要充实的细节:

  • 添加条目的日期和任何其他重要的日期,例如发生重大事件的日期
  • 风险描述
  • 风险发生的可能性
  • 负责管理风险的人,由最适合该特定风险的人确定
  • 对风险的适当反应
  • 不同风险应对措施的高成本和低成本估算
  • 当前状态

风险日志的复杂性将与项目的复杂性相吻合。 对于您之前已经完成数百次的简单网站设计或开发,非正式的风险日志将为您服务。 对于范围较大的项目和 VIP 客户,您将需要更正式和详细的风险日志。

7. 定期审查项目风险

每周,查看您的风险日志以更新信息,确定接下来要解决的问题并在风险出现时添加风险。 风险管理不是一次性的; 它必须在项目的整个生命周期内进行监控和更新。

一旦项目结束并完成,请保留您的日志 – 您可以从中学习并更准确地预测类似项目的未来风险。 您甚至可以根据过去的项目为未来的项目制定一份风险清单。

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您将永远无法识别、计划和预防项目中可能出现的每一件事。 但是,通过精明的风险管理,您可以识别大量潜在风险,并制定计划在它们成为问题之前对其进行处理。 然后,您将有更多时间专注于您的风险 没有 看到来了。

您是否正在寻找一种方法来保持所有项目井井有条? 查看我们关于 Asana 的文章,包括深入的概述和用例建议。

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