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传真机的时代已经一去不复返了。 您现在可以通过 Internet 发送和接收传真。 这是一种通过快速安全的渠道发送机密和重要文件的简单方法。 它对于向政府机构和发展缓慢的企业发送文件特别方便。

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在本文中,我们将展示如何使用基于 Web 的服务通过 Internet 发送和接收传真。

为什么通过 Internet 传真是值得的

电子邮件和其他形式的电子通信在很大程度上取代了传真,但这种方法仍然没有过时——而且有充分的理由。

我们生活在一个数据泄露和网络威胁似乎潜伏在每个角落的世界。 因此,当您需要发送具有高度安全性的具有法律约束力的文件时,在线传真仍然是最可靠的安全选择。

或者,也许您可​​能需要快速签署协议或合同,再次传真是发送表格并填写表格并在短时间内返回给您的最有效选择。

以下是通过互联网发送传真值得付出努力的其他一些原因,即使是在 2022 年。

节省时间和金钱

只要您可以访问具有强大互联网连接的设备,互联网传真就可以让您从世界任何地方发送和接收文件。

在金钱方面,您不必购买通常花费超过 300 美元的实际传真机,而且您可以节省碳粉、纸张和存储文件的存储空间。

易于组织和记录保存

通过 Internet 传真还有另一个关键优势:轻松存储和组织。

通过 Internet 发送的传真的数字存储,您不必担心丢失重要的文书工作、损坏高优先级文件或根本无法接收传真 — 一切都得到了妥善处理。

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如何? Internet 传真使您能够在线保存发送和接收的传真。 因此,如果您需要特定的文件或传真,您只需在计算机或手机上查找即可,而无需在无休止的纸堆中进行筛选。

更重要的是,许多在线传真服务允许您按日期、发件人/收件人甚至特定关键字对所有文档进行排序,这进一步消除了头痛。

以电子方式签署文件

在线传真服务还允许您以电子方式签署文件。 您不必手动打印和填写任何内容,并且可以快速签署重要材料。

打开您收到的传真的附件或单击文件以签署文件,添加电子签名,然后继续将文件传真给预期的收件人。 某些在线传真服务可让您立即在移动设备上签名或签署 PDF 并附加文件。

环保

通过互联网传真使企业比以往任何时候都更容易实现绿色环保。 您的办公室可以实现无纸化,您和您的员工几乎不再需要打印硬拷贝。 这不仅为您节省了大量的物理存储空间,而且您还可以尽自己的一份力量来减少对我们环境的压力。

HIPAA 和其他形式的合规

许多企业已投资于云存储和互联网传真,以符合既定的安全和隐私标准,例如医疗保健中的 HIPAA 合规性。

在 Internet 上发送传真是一个加密过程。 换句话说,您的传真和文档控制活动会自动添加一层额外的安全保护,以减少黑客对它们的访问。

一些在线传真提供商专门为高度监管的行业和用例提供解决方案。 医疗保健和法律专业人士需要注意 HIPAA、GDPR 和其他安全传真法规。

通过 Internet 进行传真所需的投资

与传统传真相比,互联网传真更便宜有几个原因。

对于初学者来说,您只需每月支付固定费用,而不是随用随付,并且不得不花钱购买纸张和碳粉等材料。 除了每月的费用外,您还必须为 WiFi 付费,但您可能已经这样做了。

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注册在线传真服务需要花钱,但这取决于您选择的公司和计划。 一般来说,400-500 页的起价约为 4.95 美元,超过 20,000 页的起价为 400 美元。 超出允许金额的额外页面可能为每页 0.03 美元至 0.10 美元,但如果您选择免费电话号码而不是本地号码进行传真,则可能会更高。

一些服务还提供免费计划来满足非常基本的传真需求(认为每月不超过 10 页)。 请务必仔细阅读细则,因为某些服务仅提供免费的传入传真和传出的传真收费。

虽然很少见,但有些公司按分钟而不是按页计费,平均每页传真花费不到 40 秒。

通过 Internet 传真的 4 个步骤

您准备好学习如何通过互联网发送传真了吗?

下面我们编制了一份分步指南,以帮助您了解互联网传真的工作原理。 让我们来看看。

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#1 — 使用在线传真服务创建一个帐户

在开始通过 Internet 发送和接收成功之前,您必须注册 Nextiva 或 Ooma 等在线传真服务。

注册时间不应超过两分钟,通常需要输入您的姓名、公司名称、地址、电子邮件、电话号码和信用卡信息。

如果您对哪种服务物有所值感到困惑,您可以查看我们精选的最佳在线传真服务。 我们审查了市场上提供可靠服务和负担得起的计划的一些最佳选择。

#2 — 为传真选择一个商业号码

创建帐户后,您必须选择您的传真号码。

在大多数情况下,您可以选择您的区号并从多个可用的传真号码中进行选择。 但在线传真公司也可以为您分配免费或常规传真号码。 将此号码提供给任何想向您发送传真的人。

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#3 — 附加文件

获得在线传真号码后,您可以通过两种方式通过 Internet 发送传真:

  • 通过在线传真服务的仪表板—— 在您的仪表板中,按照提示输入收件人的传真号码。 然后,附上您要传真的文档、PDF 或图像。
  • 使用您的标准电子邮件服务 – 在您的电子邮件帐户中,将您的文档附加到新电子邮件中。 在“收件人:字段”中输入收件人的传真号码,然后输入您正在使用的服务名称。 例如,它将是 [fax number]@nextivafax.com 适用于 Nextiva 传真用户。

完成后,您的传真消息将被转换为消息接收端的传真机可读的格式。

#4 — 收件人收到传真文件

在您发送传真后几分钟给它,收件人将收到您发送的内容。 如果收件人还使用在线传真服务,他们将在智能手机上收到有关传入传真的电子邮件或通知。

下一步

如果你想让你的办公室无纸化和高效,互联网传真是不费吹灰之力的。

您发送和接收的所有文档都会自动存储在云端。 此外,您团队中拥有正确登录信息的任何人都可以随时随地访问它。

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但是,如果您的文档是敏感的并且具有更高的优先级,请确保您的团队遵循勤勉的数据安全实践来保护您的文档。

您还可以考虑使用最好的文档管理软件和最好的云存储服务来简化和组织您的文档和资料。 这些服务不仅可以防止文件被窥探,还可以确保随时随地访问。

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