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如何在 Gmail 中创建预设回复(您可以使用 +5 个模板)

by | May 17, 2022 | Divi主题使用教程 | 0 comments

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与客户沟通是经营任何业务的关键方面,而电子邮件是您可以使用的最佳工具之一。 但是,您很可能会收到大量相同的电子邮件,并且一遍又一遍地写相同的回复可能会让人筋疲力尽。

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这就是罐头回复可以帮助您的地方。 事实上,这些可以成为帮助您更有效地处理电子邮件的强大工具。 在本文中,我们将讨论为什么预设回复可以派上用场,并教您如何在 Gmail 中启用它们。 我们还将分享一些可用于入门的模板。

让我们开始吧!

什么是罐头响应(以及为什么它们可以派上用场)

想象一下,您的网络托管服务商遇到了问题,您向他们的支持服务部​​门发送了一封电子邮件。 然后您会收到一条消息,其中包含以下内容:

感谢您与我们联系! 我们会尽快回复您。

这是一个预设回复的简单示例,基本上是您可以在多个场合使用的预先编写的电子邮件。 有很多种类的罐头电子邮件,但它们的目的通常是让您知道对方收到了您的信息并会回复您。

大多数现代电子邮件客户端使您能够创建预设回复,从而使您能够花费更少的时间来编写类似的电子邮件。 如果您正在经营一家企业,出于多种原因,它们可以派上用场:

  • 它们可以节省您的时间。 在与客户打交道时,不可避免地会出现重复的任务和情况,因此准备好可重复使用的电子邮件可以为您节省大量时间。
  • 让用户知道您正在调查事物。 如果您的一位用户遇到问题,很高兴知道您正在研究如何解决它。
  • 衡量客户满意度。 用户反馈总是有价值的,如果您经营一家企业,则更是如此。 发送一封请求反馈的快速电子邮件可以为您提供很多您可能会错过的洞察力。

总而言之,预制回复都是关于更有效地经营您的业务。 但是,您必须记住,很多人不喜欢收到他们认为千篇一律的电子邮件。 因此,您必须考虑编写罐头回复的方式,以便用户注意。

例如,如果您正在经营一家电子商务商店,您可以设置一封罐装电子邮件,询问客户反馈:

嗨,约翰,

我注意到您购买了 VacuumMaster 3000,我很想知道您是否对购买感到满意。 非常感谢您对产品和交货时间的反馈!

期待您的回音!

您可以将此示例用作模板,只需替换产品名称和购买者即可。 这听起来比普通的电子商务电子邮件更个性化,因此用户不会觉得他们收到了垃圾邮件。

稍后,我们将向您展示一些可用于您自己的电子邮件的基本预设回复模板。 不过,在此之前,让我们谈谈如何在 Gmail 中启用和创建预设回复。

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如何在 Gmail 中启用预设回复(并创建您的第一个回复)

在 Gmail 中启用预设回复非常简单。 只需登录您的帐户并在屏幕右上角查找齿轮图标。 单击它并选择 设置 选项:

打开 Gmail 的设置。

一旦 设置 屏幕打开,寻找 先进的 顶部菜单上的选项卡。 在该屏幕中,应该有一个设置为 预设回复(模板). 继续并立即启用该选项,然后将更改保存到您的设置:

在 Gmail 中启用预设回复。

您现在可以点击 撰写 按钮来创建一个简单的模板。 继续在正文中写下你的预设回复,就像你写一封普通的电子邮件一样。 您以后可以随时删除它,所以不要担心现在让它变得完美。

准备好模板后,单击屏幕右下角带有三个垂直点的图标,然后选择 预设回复 > 新预设回复 选项:

创建新的预设回复。

Gmail 会要求您为模板命名,仅此而已。 您的预设回复现在将出现在 罐头回复 撰写新电子邮件时的菜单。 单击它将加载您刚刚保存的消息,您还可以从同一菜单中删除该响应:

Gmail 的预设回复菜单。

您现在已准备好开始制作自己的预设回复,以便在您的日常任务中使用。 但是,在我们讨论一些模板之前,您还应该阅读如何将 Boomerang 用于 Gmail。

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使用 Boomerang 插件,您可以安排稍后发送电子邮件,这与预设回复完美结合。 例如,您可以使用预设回复安排后续电子邮件,或在客户购买后几天设置一条消息询问客户反馈。 我们将在下面探讨这两个示例,所以让我们继续。

您可以免费使用的 5 个预设回复模板

在几种情况下,您可以使用预设电子邮件回复来简化您的生活。 但是,这五个将为您提供一个很好的起点,以及如何编写自己的灵感,包括您应该多长时间来制作它们。 让我们来看看!

1. 确认您正在完成一项任务

如果您是自由职业者或在办公室工作,您会收到很多电子邮件,询问您在各种任务上的进展情况。 除非您需要包含有关进度的具体细节,否则您可以使用预设回复快速处理其中许多电子邮件。 这是一个简单的例子:

你好约翰,

我们正在按计划进行项目,正如我们之前讨论的那样,XX 将准备好一切。 不过,如果有任何变化,我会向您发送更新!

亲切的问候,

在大多数情况下,预设回复应该是简短的。 毕竟,消息越长,您就越不可能在多种情况下使用它。

对于此模板(以及我们将展示的所有模板),您需要替换收件人的姓名和日期。 您还可以将最终问候语更改为或多或少正式的内容,并在需要时添加更多详细信息。

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2. 提醒某人以前的电子邮件

在办公室处理的最令人沮丧的事情之一是发送一封重要的电子邮件并且没有得到回复。 不幸的是,这种情况经常发生,因此设置一个可以快速拍摄的罐头提醒可以为您节省一些时间。

在这种情况下,目标是保持专业,同时提醒收件人您需要回复。 这是一个可以解决问题的模板:

你好约翰,

我想跟进 XX 发送给您的电子邮件。 当你有机会时,请就此事与我联系。

亲切的问候,

对于这种情况,您需要将“XX”替换为您发送原始电子邮件的时间,并且 关于那件事”,并附上有关您以前的电子邮件的一些详细信息。 这个基本模板工作得很好,但是那个短语有点模糊,所以为了清晰而对其进行个性化是一个聪明的举动。

3. 分享有关您的业务和成本结构的基本信息

如果您必须处理任何类型的业务查询,您将通过创建一个概述您提供的服务及其成本的预设回复来节省大量时间。 例如,如果您是 WordPress 开发人员,当新客户询问您定价时,您可以使用以下模板:

你好约翰,

我很高兴你与我取得联系。 在我给你一个项目的估计之前,我需要了解更多关于你需要什么的细节,例如:

– 您能描述一下您的业务以及您感兴趣的网站类型吗?

– 有没有你喜欢设计或功能的网站?

– 您认为网站启动的时间表是什么?

这些只是一些基本问题,可以让我了解您想要什么,然后我们可以进一步缩小细节范围。

只是为了给你一个想法,我每小时收费 60 美元,一旦我们确定了项目的范围,我们就可以更多地讨论价格。

期待您的回音!

这个例子比我们之前的例子要长得多,因为它需要包含更多信息。 即便如此,您在入职客户时也可以轻松地重用它。 您自然会想要重写问题并评分以匹配您的问题,这应该足够简单。

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4. 询问客户的体验

客户反馈至关重要,因此您可以了解您的业务是否朝着正确的方向发展。 罐头电子邮件是一种很好的方式,可以让用户在有机会试用您的服务或产品后询问他们对您的服务或产品的看法。 这是您可以在这种情况下使用的基本模板:

嘿,约翰,

您购买 VacuumMaster 3000 已经一周了,我想问一下您新购买的情况如何。 如果您在运输或产品本身方面遇到任何问题,请告诉我!

亲切的问候,

这是我们在本文前面使用的示例的另一个版本。 根据我们的经验,当涉及到客户反馈时,通常最好在交易后等待几天,这样用户就有时间在你接近他们之前进行测试并形成意见。

对于这些场景,我们之前推荐的 Boomerang 插件是理想的选择,因为您可以提前安排反馈电子邮件。 当您收到回复时,您可以深入了解收到的反馈并找出如何使用它来改善您的业务。

5. 要求更新项目

早些时候,我们讨论了一个模板,用于确认您已完成任务。 现在,让我们看看如何处理作为另一端的人,他需要向同事询问特定项目的更新。

与往常一样,您希望在保持简洁的同时尽可能专业,所以这里有一个简单的模板供您使用:

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你好约翰,

我想检查一下我们是否仍能按时完成 XX 截止日期。 如果您遇到任何问题或需要我的帮助,请随时通知我。

谢谢!

该模板是您可以获得的重点,但如果需要,您也可以自由添加更多具体细节。 预设回复的好处是您始终可以为每封电子邮件自定义它们,因此您不必每次都发送相同的消息。

结论

花时间为您收到的每封电子邮件写下深思熟虑的冗长回复可能听起来很理想。 但是,这并不总是可行的,尤其是当您每天要处理数十封电子邮件时,所有这些都需要答复。 除非您想全心全意地回复电子邮件。

这就是预设回复的用武之地。使用 Gmail,您可以轻松启用此功能并创建模板以在合适时使用。 可能需要使用罐装电子邮件的一些情况示例包括:

  1. 确认您已完成特定任务。
  2. 提醒某人他们尚未回复的上一封电子邮件。
  3. 分享有关您的业务和成本结构的基本信息。
  4. 询问客户反馈。
  5. 检查项目的状态。

您对何时使用预设回复有任何疑问吗? 让我们在下面的评论部分中讨论它们!

Eny Setiyowati / shutterstock.com 的文章缩略图

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