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将假设转变为现在:情景分析的重要性

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情景分析是关于查看可能发生的情况,然后针对您在该情况下的行动制定计划。  |  B计划博客

我们过去称它为“假设分析”,但今天它被称为“情景分析”。 自从我在一家市场研究公司担任副总裁以来,它一直是我最喜欢的管理工具,几十年来,我一直使用这种方法将一家软件公司从零发展到年销售额超过 1000 万美元。 今天,随着我们面临 COVID-19 危机,这是在不断增加的不确定性中前进的最佳方式。

什么是情景分析?

情景分析是关于查看可能发生的情况,然后针对您在该情况下的行动制定计划。 如果您的企业面临不确定性,考虑几种不同的“假设”情景并制定计划对于企业生存至关重要。 以下是您在开发不同场景时要问自己的几个假设场景问题:

  • 恢复时间: 想想世界将如何从当前的经济危机中复苏。 企业会慢慢开放吗? 还是需要时间?
  • 对销售的影响: 如果销售额下降 30%? 我们如何处理工资和费用? 如果它们下跌 50% 或 70% 怎么办? 然后怎样呢?
  • 危机持续时间: 如果经济低迷持续两个月怎么办? 如果持续六个月怎么办? 一年?
  • 社交距离的影响: 社交距离会产生多长时间的影响,会持续多久? 这会影响您的业务吗?
  • 融资选择: 我可以获得紧急工资贷款吗? 这对数字有何影响?
  • 缺乏: 关键投入(例如组装原材料)是否会稀缺? 如果他们的价格上涨而可用性下降怎么办。
  • 留住您的员工: 我可以留住我的人多久而不让他们离开。 当经济复苏时包括招聘和保留替代者在内,让某人离开的成本是多少? 全面削减工资是可以接受的妥协吗? 执行团队应该先减薪吗?
  • 削减开支: 我的哪些开支是真正可自由支配的? 每次切割造成多少伤害?

对于这些问题中的每一个,以及在这样的时候出现的所有其他重要问题,您都需要处理一个场景。 每个场景结合假设案例中的关键数字并探讨对底线的影响,并帮助您定义您的 现金消耗率和跑道. 大多数人在将应急计划列为数字时会更好地思考它们——它有助于将所有点联系起来并确保您走在正确的轨道上以实现实际变革。

为什么情景规划很重要?

简而言之,这是一种更好的准确预测方法,企业主比数学家更了解。 在我开始自己的生意之前,我是一名市场研究员,做预测。 我受过良好的商业教育,可以进行复杂的商业建模、计量经济学、平滑和加权平均值的变体,以及所有这些。

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然而,当我身处前线时,我发现所有的数学方法都依赖于过去预测未来的基本动态。 相比之下,当大多数企业主将数字和过去与他们自己的经验和人类直觉结合起来时,他们在预见未来方面做得更好。

情景分析优化了数字和直觉的结合。 例如,您采用原始的危机前销售预测,并用它来开发一个销售直线下降的新场景(哎哟,顺便说一下……很难谈论这个)。 然后你回到你最初的费用预算,看看如果你不得不在 3、6 甚至 12 个月内应对较低的销售额,你会削减多少。 数字的联系可以帮助你思考清楚,并让你以不同的增量向前看。

主要的好处是场景不是一成不变的。 您可以随时重新访问分析并根据更新的预算和收入数字以及不断变化的经济形势进行调整。 当您根据实际表现进行调整并预测市场将如何变化时,您的直觉与您的数字相交。

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如何进行情景分析

你必须有好的数字来优化你的管理。 也许您,企业主对此负责,或者您可能将其委托给您团队中的某个人。 尤其是在危机中,如果没有预测未来的销售数字、销售成本、费用、利润(或亏损)和现金流量,您就无法很好地经营企业。 以下是进行分析的几种方法,包括每个过程的步骤。

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使用电子表格构建场景

从包含工作表的电子表格开始 销售量, 花费, 盈亏, 资产负债表, 和 现金周转. 电子表格的魔力使您(或您团队中的某个人)可以将数字链接起来,这样当您更改一张表格中的数字时,其他表格中的相关数字也会更改。 例如,降低销售额会自动产生更少的利润或更大的亏损,以及更少的现金。 如果您的预算电子表格不能做到这一点,那么将它们与少量 Excel 公式联系起来是值得的。 它将使您无需手动跟踪和更改每个值即可进行调整,从而使场景规划变得更加容易和快捷。

带工作表的电子表格工作簿 |  B计划博客

使用电子表格开发场景的技巧

  1. 备份您的主工作簿文件。 混淆文件名和覆盖是在做电子表格场景时最常见的错误。 如果我的主要商业计划预测工作簿被命名——只是一个例子—— 商业计划书预测.xlsx — 然后在我开始探索一个新场景之前,我想至少制作一份该文件的副本,并使用一个有用的名称,例如 商业计划 projections-4-20-20-backup.xlsx。
  2. 使用 另存为 文件菜单中的命令将该工作簿另存为新场景,其文件名与场景相对应。 例如, 20-pc-drop.xlsx 或者 50-pc-drop.xlsx。 另存为场景 |  B计划博客
  1. 将该场景作为一个潜在的计划来处理,并带有突发事件。 例如,对于 20% 的销售下降情况,根据您的经验和判断更改销售预测以反映这一情况(没有神奇的算法;您向最近的过去寻求帮助,但希望这是有根据的猜测)。 然后,您会考虑如何改变费用以在经济低迷时期保持业务发展。 看看这如何影响最重要的现金流量预测。 根据需要进行调整。

使用业务规划工具构建场景

如果开发和维护活动电子表格的想法听起来太麻烦,您可能需要考虑使用像这样的工具 生活计划. LivePlan 预测自动包括销售额、直接成本、人员、费用、现金假设,甚至包括三个主要财务报表(损益表、资产负债表和现金流量)。 并且它在顶部菜单中包含不同的场景作为选项,这使得开发和调整场景变得更加容易,即使在规划潜在贷款资金的影响时也是如此。

LivePlan 预测 |  B计划博客

当您处于计划的预测部分时,您可以单击顶部菜单以创建新方案。 在这个例子中,我们处于 40% 的下降预测中,我们可以选择创建一个新的预测来添加另一个场景。 这保留了原始情景和修改后情景的完整性,每个情景都有自己的财务预测,包括所有组成部分。

LivePlan 场景 |  B计划博客

使用您的情景来帮助减轻危机的影响

归根结底,这是一种在任何情况下都有用的基本健全管理。 但在充满不确定性的危机中,这绝对至关重要。 创建反映每个潜在场景的预测,并继续问自己应该解决的问题。

销售情况如何,需要多长时间才能恢复? 当事情恢复“正常”时,社交距离将如何影响销售? 提出任何问题并制定潜在的最佳、最差和平均情景来帮助您做好准备。

在每个场景中,探索您期望如何花钱的反应。 为每个场景定义决策点,以了解您将如何处理支出、管理费用、可变成本等。什么会使它成为您的新常态?

要在危机期间优化管理,请经常审查和修改这些情景。 事情瞬息万变,您可以使用您的场景来使您的工作计划始终保持最新,以计划事情可能如何继续变化。 好的计划是一个过程,而不是一个静态的计划。 你保持精益,并使用持续审查和修改的心态来引导你的企业度过危机。

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