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需要了解的项目管理原则

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如果没有计划,您的项目 99.99% 的时间都会失败。

因此,您需要的是一种有效的策略,其中包括项目的目的、目标、预算和时间表。

然后你可以监控它的执行,处理意外的紧急情况,并尽你所能确保项目按计划进行。

乍一看,这看起来很吓人。 但是您可以通过理解和应用项目管理原则来确保项目的成功。

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因此,请兴奋起来并坚持下去,这样我们就不会因为这些强大的项目原则对您的打击而让您措手不及。

为什么项目管理原则如此重要

无论您是经过认证的项目经理还是运行第一个项目的业余爱好者,都必须了解基本的项目管理原则。 特别是如果你想让事情顺利进行。

项目管理原则是指导规则,可让您了解如何管理项目从概念到成功完成的整个过程。

它们会告知您项目成功所需的关键事项。

但是,这些原则不是您的项目的框架——那是项目管理过程。 相反,它们是一个大纲,可以帮助您看到更大的图景。

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想一想:您不需要定义的项目工作范围来了解需要完成的工作吗?

项目管理原则告诉您如何定义该范围,一旦您确定了“什么”和“为什么”,了解“如何”(过程)就会变得容易得多。

项目管理协会 (PMI) 将整个过程分为五大类:

  • 发起 – 这是概述您的项目并获得正式批准开始的过程。
  • 规划 – 这是制定项目管理计划的过程,专门用于满足项目目标。
  • 执行中 – 这是完成项目管理计划中定义的所有任务的过程。
  • 监测和控制 – 这是审查和跟踪预定任务的总体进度的过程,同时考虑计划外的变化和处理障碍。
  • 关闭 – 这是完成项目工作并获得利益相关者最终批准的过程。

将以上内容视为对项目管理和方法论基本原则的高级回顾。

没有这些原则,感觉就像在不知道最终产品应该是什么样子的情况下得到逐步说明和资源。

当你不明白你在建造什么时,你就更有可能搞砸并导致整个事情崩溃。

如何利用当今的项目管理原则进行改进

作为项目经理,您需要确保完成正确的事情。 但是每天都做到这一点可能很困难。

项目经理可能有截然不同的观点和工作方式,但在项目管理原则方面他们是一致的。 细节可能会有所不同,但基本原理是一样的。

下面,我们将讨论五个通用的项目管理原则,以及如何实施它们以使每个项目更加成功。

要遵循的项目管理原则:概览

  • 原则 1 – 创建清晰简洁的项目目标
  • 原则 2 – 谨慎管理所有风险
  • 原则 3 – 创建绩效基准或 KPI
  • 原则 4 – 建立并保持透明和健康的沟通
  • 原则 5 – 明确定义团队职责

项目管理原则#1:提出和回答大问题

在每个项目开始时,你都应该有很多问题。 无论是概念化更新的软件、为客户推出新内容,还是在项目的总体预算中,您都不应该害怕提出(和回答)有助于您更好地了解项目范围和任务的重要问题。 您可以使用以下问题作为起点:

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  • 启动这个项目值得吗?
  • 这个项目可以帮助你的公司吗? 如果是,贵公司将如何受益?
  • 项目旨在解决的关键问题是什么?
  • 谁是利益相关者?
  • 项目的整体预算是多少?
  • 项目时间表是否切合实际?
  • 我是否拥有完成项目所需的所有资源(员工、时间、预算、工具等)?

作为项目经理,你的主要工作是推销你的想法,如果你不确定它增加的价值,你的公司就不太可能接受。

例证:只有 2.5% 的公司每年完成 100% 的项目。

造成这一百分比低的一个原因是缺乏对项目价值、愿景、时间表和目标的理解。 一旦找到基本问题的答案,您就可以更好地准备好处理您的项目,使其保持在正轨上。

项目管理原则#2:勾勒出你的项目目标

提出关键问题可以帮助您启动项目,但您仍然需要勾勒出项目范围和目标,以便从初始阶段过渡到规划阶段。 您的范围和目标定义得越明确,过渡就越顺利。

项目管理主题专家苏珊娜·马德森 (Suzanne Madsen) 表示,“[It’s essential to] 有一个彻底的需求收集阶段,团队和客户制定流程并确保需求有意义并代表客户的真实需求。 创建演示、实体模型、概念验证、原型和试点是降低过多变更风险的好方法。”

首先给项目一个清晰的愿景,评估它的价值和它正在解决的问题。 这里有几个问题可以帮助您勾勒出项目范围和目标:

  • 该项目的主要目标是什么?
  • 您需要哪些可交付成果才能实现上述目标?
  • 您认为哪个人可以拥有每个可交付成果?
  • 与项目相关的风险是什么? 你打算如何处理它们?
  • 您项目的总体范围是什么?

重要提示: 尝试使项目尽可能直观。

添加视觉辅助工具可能是一笔巨大的财富。 它会让每个人在不同的项目方面保持一致,并帮助您设定切合实际的期望。 您可以使用 PERT 图和工作分解结构来有效地确定总体范围和可交付成果。

一个 PERT 图 或程序评估审查图允许您在启动项目之前可视化所有任务的相互依赖性。 这反过来又可以帮助您确定执行项目所需的最短时间。

另一方面,一个 工作分解结构 有助于将大型项目分割成更小、更易于管理的部分。 因此,您可以清楚地确定项目的可交付成果。

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好消息是,由于这些图表,您将在项目中更加敏捷。 风险管理和为未来的障碍做准备也将更加容易。

您可以轻松管理风险、目标和可交付成果,这反过来又会使您的项目保持在正轨上。

项目管理原则#3:使所有沟通透明清晰

团队是任何项目成功的关键部分,您的团队也不例外。 但要确保每个人都保持一致,您需要进行清晰有效的沟通。

每个团队成员都应该清楚地了解项目的工作、期望、进度和变化(如果有的话),以及项目目标。 您还必须让每个成员都感到被重视和被倾听,以提高他们的士气。

也就是说,您的沟通责任也扩展到项目利益相关者。

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无论是客户、公司董事会还是其他外部参与者,您的利益相关者都应该拥有项目的所有相关信息。 您还必须消除对他们的任何疑虑。

消除利益相关者的疑虑并不容易,但如果您遵循以下几点,您会稍微减轻一些不知所措。

  • 告诉他们项目的目标和好处。
  • 告知他们任何障碍和成功。
  • 在整个项目时间表中沟通进度。

这样做将使利益相关者了解项目的发展和变化。

同样,视觉效果可以为您提供帮助,因此您不会仅仅因为忘记通知设计师利益相关者最近要求的更改而在半夜惊慌失措。 您还可以使用甘特图、看板和流程图来有效地管理不同人群之间的沟通。

项目管理原则 4:定期监控项目进度并识别障碍

这一原则贯穿于整个项目管理过程。

您和您的团队成员可能还有其他正在进行的项目,这就是为什么您应该及时监控整体进度并有效处理危机的原因。 您还必须准备好应对客户和高管的意外问题和最后一刻的要求。 这不仅会影响您的项目进度,还可能威胁到您的预算。

思考以下问题,了解您的项目是否走上正轨:

  • 您的团队成员是否都了解自己的角色和期望?
  • 您是否发现任何当前或潜在的障碍? 如果是,您现在可以实施哪些可能的解决方案来消除它们?
  • 项目是否按时进行? 哪些里程碑落后于计划?
  • 您的团队之间是否正确沟通,所有任务是否井井有条?
  • 您是否必须将项目从其原始乐谱重定向?

随着项目的进展使用视觉资产以提高透明度。 如果您决定对项目范围或预算进行更改,请确保每个人都知道。

需要了解的项目管理原则

您可以使用项目管理…

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