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适用于小型企业和初创企业的 5 个薪资自动化技巧

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薪资自动化

薪资是一家公司最大的项目,也是最大的一笔支出。 它还涉及公司与其员工之间关系的核心。 工人依赖于每两周或每个月按时收到正确的工资。 当错误阻止这种情况发生时,深深的不信任就会进入这种关系。

在极端情况下,它可能会导致员工失去动力并最终离开公司。 届时,公司必须花费资源招聘、入职和培训新员工。

工资单上的错误也会导致大量其他意外费用。 有些可能会引发地方当局的税收处罚。 其他的可能规模较小,但要花费大量的工作时间来查找错误原因并制定程序以确保错误不再发生。 一个没有立即发现的错误可能会花费更多的工作时间来确保所有财务报告的正确性——否则公司将再次因虚假税务报告而受到税务处罚。

简而言之,工资单必须每次都是完美的。 没有错误的余地。 然而,不可能消除手动过程中的所有错误,该过程需要人们从多个来源并可能以多种语言一次又一次地输入数据。 期望人类避免各种人为错误是完全不现实的。

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未来是薪资自动化

幸运的是,技术以自动化的形式提供了完美的解决方案。 事实上,工资单可能是证明 自动化的好处. 最适合自动化的任务本质上是重复性的,会占用工人大量的时间和精力。 出于对员工数据隐私的担忧,薪资是一项经常由中型和大型公司的人力资源团队处理的财务任务,它完全符合这两个标准。

自动化的一致性和准确性具有巨大的附加值。 负责支付工资的软件“机器人”通常是称为机器人流程自动化 (RPA) 的流程的一部分,该流程处于智能自动化范围的低端。

RPA 与人工智能(处于高端)相比,只能模仿人类的行为,而不是思想。 它可以设置为运行一系列操作。 只要最初的输入是正确的,它就会一次又一次地完美地完成。

这意味着每次都可以快速、完全地完成工资核算,而不会出现任何人为错误的威胁。 仅此一点就足以让小型企业和初创公司立即开始转向薪资自动化。

但额外的好处是对被解除职责的工人产生积极影响。 他们将从不需要的任务中解脱出来,这样他们就可以花更多的时间为公司带来额外的价值。

设置自动工资系统

从未深入自动化的公司会惊讶于它的入门如此简单。

使用 RPA 程序,大部分工作已经完成。 大多数软件都能够与公司现有系统一起运行,这意味着实施相对简单,尤其是与完整的系统检修相比。

以下是成功实施的五个步骤:

1. 数字化所有工资单

在人们担心几乎所有现代劳动力将被计算机接管的时候,令人震惊的是,有多少公司仍在使用笔和纸来计算他们每月的工资支出。

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没有理由避免使用自动化软件进行薪资管理,许多公司都喜欢 木瓜环球趣味 提供的解决方案可以将您的薪资服务一次性带入本世纪。

这是自动化过程中至关重要的一步,因为完成这项工作的机器人需要使用数字记录。 如果您致力于纸笔解决方案,则无法实现自动化。

2.将所有工资单放在一起

无论您的公司是只有不到 12 名员工的初创公司,还是在不同国家/地区拥有员工的成熟企业,将所有信息聚合到一个平台上的一个地方不仅有利于自动化,也是开始收集业务的好方法来自您工资单的情报数据和 规划未来.

由于薪资永远是几乎所有公司中最大的支出项目,因此寻找提高效率的方法对于增长和竞争将越来越重要。 错过最大的有用数据来源将是一个悲惨的错失良机。

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3.选择自动化系统

使用相对低成本的 RPA 解决方案,例如 IUPath 或 BluePrism,自动化解决方案很难出错。 但是,值得查看某些因素以确保它们符合您的自动化目标。 如果你想在未来一段时间内快速增加员工队伍,请确保它可以根据需要进行扩展。

如果您计划使用薪资自动化作为测试模型来查看自动化是否适用于其他部门,例如财务或人力资源,请确保软件公司也可以处理这些领域。 自动化正在迅速发展。 你想确保你可以充分利用你在工资单方面的经验。

4. 准备你的员工

许多工人继续将自动化视为一种威胁,这不仅会使他们失业,而且还会使他们永久性地离开劳动力市场,无法谋生。 优秀的管理者通过向所有相关人员展示好处来为员工做好自动化的准备。 在自动化工资单方面,员工应该认识到,他们节省的时间将用于完成机器人永远无法完成的更有成就感和创造性的任务。

工作的未来既更加数字化,也更加人性化。 员工害怕等式的数字部分——因此他们也必须充分了解人性化的一面。 他们不会因为失去工作而感到威胁,而是会感到有能力和受到鼓舞,去做更有价值的事情,从而获得更高的薪水。

5. 对外部变化保持警惕

虽然简单的工资单合规性是数字化和自动化工资单的最大好处之一,但仍然需要人工参与流程,尤其是在跟踪法律事务的变化时。

合规是一个持续的过程,而不是一次性的解决方案,未能及时了解法律的变化可能最终会导致罚款。

简而言之,即使是最好的自动化系统也需要人类在各个层面的参与。 机器人可能能够以比人类快 5 到 15 倍的速度提供高质量服务,但系统需要监督。 编程后忘记它是错误的,尤其是当工资单的风险如此之高时。

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亚历克·西尔斯 (Alec Sears) 是一位小型企业专家,他喜欢撰写有关公关、营销和搜索引擎优化 (SEO) 方面的最新趋势的文章。 他现在住在犹他州的 Silicon Slopes,在那里他喜欢和他的狗一起越野跑,和他的妻子一起滑雪。

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