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完成更多工作的 12 种有效时间管理策略

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生活中最棘手的事情之一就是假设你有时间。 你多久告诉自己一次 “这应该不会花很长时间” 然后想知道为什么您只完成了当天计划的一半? 我们很擅长忙碌,但时间不等我们。 它只是过去了,不管我们是否设法提高一些生产力。 掌握一切的最好方法是开始采用有效的时间管理策略!

有效的时间管理策略

这就是我们将在这篇文章中讨论的内容。 我们将教您如何更好地安排时间,这样您就不会在一天结束时感到不知所措和效率低下。 一旦你根据一些特别适合你的技巧建立了一个例程,你将能够在相同的小时数内取得更多成就。

那么,让我们通过一些 忙碌的人最有效的时间管理策略!

有效的时间管理策略来完成更多的事情

既然我们已经讨论了我们将要讨论的内容,那么让我们来看看十二种行之有效的时间管理策略。

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将“简单”和“复杂”任务分开

显然,有些任务比其他任务需要更多时间。 通常,您应该知道哪个任务属于哪个类别,尤其是当您使用时间管理工具跟踪它们时。

标签任务 小的复杂的 将帮助您根据您在每项任务上花费的费用来安排您的工作日。 例如, 您可以为一天添加多个小任务或一个复杂的任务 以确保你完成它。

如果你喜欢交替,你可以在一天的开始时安排一些小任务,这样你就可以把它们从清单上划掉,然后开始处理更复杂的任务。 这也让您高枕无忧,因为您已经在当天完成了一些工作,现在可以完全专注于可能会占用您一天剩余时间(甚至变成多天任务)的复杂事情。

如果短任务是可选的(因为它们不是时间紧迫的,可以随时完成),你可以先专注于完成长任务,然后在一天结束时把前者挤进去。

按价值确定任务的优先级

在这里,事情很简单。 当一项任务具有更高的重要性时(对您个人、您的团队和/或您的公司),您应该尝试先完成它,然后再处理其余的事情。

尝试同时完成复杂和常规的任务,通常按此顺序. 在你完成一项涉及大量工作和大量时间的任务后,想通过一些容易处理的职责来放松是正常的,比如电子邮件、行政事务、Slack 跟进、轻松研究等。

这就是我所说的任务 重要性:

  • 它对你的挑战最大
  • 它是紧急的或时间敏感的 (例如,你明天要开会,需要事先做一些研究,或者你必须尽快将原型发送给你的客户)
  • 设定最后期限 为了你自己,并希望忠于你的计划
  • 这只是更多 对您和/或您的团队有价值 比其他可以等待多一点的任务

一项任务可以同时满足所有这些条件,也可以一次满足一个条件。

前一天晚上计划你的一天

在你一天的工作结束时, 给自己 10 或 15 分钟的时间列出第二天要完成的事情.

按照需要解决的顺序添加项目(基于重要性和估计时间),但要保持现实,并为每项任务增加误差范围,以应对潜在的不可预见的延迟。

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不要用你不确定自己是否能够处理的事情让你的清单超载。 您添加的任务越多,您给自己施加的压力就越大,这会让您在一天结束时感觉像是在工作未完成时退出。

养成日常工作习惯

习惯很难养成,因为它们不仅需要你自己的时间,也需要与他人的时间进行某种协调。 有时,很难按照书本协调您的日程安排,因为各种外部因素可能会干扰。

但这就是诀窍。 学习如何忽略这些因素,除非它们至关重要。 如果他们不必打扰您的日程安排,那么您可以忠实地遵循您的例程,前提是它可以帮助您保持高效并在清单上勾选更多项目。

以下是如何将一天变成习惯的模板:

  • 起得很早。
  • 让一天滚动 任何能让你的大脑为工作做好准备的东西。 例如,起床后立即喝水、快速锻炼、到户外散步 10 分钟、冲杯咖啡、听听您喜欢的音乐等。
  • 给自己半小时的时间来整理. 检查日程安排,阅读您团队的更新以确保您的议程上的计划没有变化,扫描您的收件箱但仅回复紧急电子邮件,将新项目添加到您的每周待办事项列表中。
  • 轻松投入您的第一个任务 当天的任务,基于您的任务优先级。
  • 短暂休息 每次您喜欢时,最好远离屏幕。 特别是当您从一项任务过渡到另一项任务时,它可以帮助您摆脱一种情绪,进入另一种可能需要其他技能的情绪。
  • 尝试 不是 延长你的工作日 超过半小时,除非有什么东西在燃烧。 🙂

自动化任务

如果一种工具可以像您一样出色地完成任务,请毫不犹豫地使用它。 自动化程度越高,您花在对您来说重要的任务上的时间就越多. 这样,您可以 避免没有回报或挑战性的任务.

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例如,您可以设置一个工具来:

组织您的数字工作空间

由于您正在阅读本文,您的计算机可能是您的主要工作区。 即使每个软件和每个文件无论在哪里都相对容易找到,但某种程度的组织也可以在这里帮助您很多。 当所有东西都有自己的“抽屉”(可以这么说)时,就更容易在事物之间导航而不浪费时间。 你会亲眼看到你用这个赢回了多少时间。

具体可以做什么:

  • 创建一个直观的方案 在您的项目管理工具中 更好地操纵任务. 例如,为工作阶段添加列(紧急、进行中、待办、已完成、研究, ETC)。 这样,您就可以通过一个界面跟踪任务并检查信息。
  • 为书签制作单独的文件夹 具有清晰的类别,因此您可以确定,当您进入一个文件夹时,您会找到您要查找的内容。
  • 为电子邮件添加标签. 我敢打赌你会收到大量的电子邮件,每封都与不同的主题相关。 通过添加标签,您将知道在哪里可以找到您保存的对话。 它将使您免于浪费时间在拥挤的收件箱中搜索。
  • 将您的密码和用户名保存在密码管理器工具中. 如果您无法访问某项服务,您就会知道密钥在哪里。
  • 设置提醒 帮助您坚持自己的习惯。

设定切合实际的截止日期

有时,时间不够是因为没有充分把握自己的工作模式和能力。 在给自己分配任务之前,请检查您当前的日程安排,看看是否还有时间做新事情。

如果没有,您可以将其推迟到另一个星期或一个月。 或者干脆对它说“不”。 如果是,那么为其设定截止日期取决于一些因素:

进行中的任务

当你认为你将完成当前任务时,用近似值进行评估,然后再考虑额外一天的误差,以防出现任何问题。 例如,有些东西坏了,你没有找到必要的信息来推进,你收到一封需要尽快答复的电子邮件,等等。

如果你设法及时完成任务,那就完美了。 没有人会介意您是否开始并因此比宣布的时间更早完成新项目。 但是有一个备份总是好的,因为你可以避免在截止日期前匆忙做事。

即将到来的任务

你能推迟他们吗? 你能把新任务挤在中间,还是最好把它放在队列的末尾?

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根据任务的复杂性,您需要找到一个您认为可以准备好的实际日期。 如果您的日程安排已经排满,可以在两周内或下个月完成。

紧迫性因素

每次我们了解一项新任务时,我们都倾向于将其安排在尽可能接近当前日期的时间。 为什么? 因为我们往往高估了它的紧迫性。

像这样的问题 “如果我无法完成这项任务,我的经理会怎么说?”, “如果我在三周后安排一项任务,会不会显得不专业?”, 或者 “如果我没有完成他们提出的任务,他们会认为我没有完成我的工作吗?”……我们可能都有。

但事实并非如此。 给任务一个现实的截止日期然后按时交付看起来比承诺短期但不交付要好得多。

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从事于 只有一项任务 一次

在任务之间切换时认为您可能会一箭双雕是完全错误的。 实际上,多任务处理会降低您同时处理的项目的工作效率、注意力和整体质量。

当你同时处理多项任务时,你会专注于把事情做好并且 不是 完成它们 出色地.

如果一项任务很复杂并且您不知道从哪里开始或优先考虑什么,请将其分解为更小的任务。 将每个子任务本身视为一个项目,并应用与任何其他任务相同的时间管理策略。

为一天和一周设定明确的目标

当您在每天开始时检查议程时,请尝试为各自的工作日在脑海中设定一个非常具体的目标。 例如,撰写文章的初稿。

与截止日期一样,不要过于热情并设定您无法实现的目标。 保持现实,并尝试专注于当天您实际可以完成的事情。 “今天,我要建立网站页脚” 或者 ”送三张促销…

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